Gratis factuur PDF maken en direct downloaden

Wat is een factuur PDF en waarom kies je voor PDF?

Een factuur PDF is een factuur die is opgeslagen als PDF-bestand (Portable Document Format). PDF is voor facturen het meest gebruikte formaat, en dat heeft goede redenen:

• De opmaak blijft gelijk. Een PDF ziet er op elke computer, telefoon en printer hetzelfde uit. Een Word- of Excel-bestand kan verspringen of er anders uitzien op het apparaat van je klant.
• Het bestand is lastig te wijzigen. Een PDF is niet bedoeld om na verzending nog aan te passen. Dat maakt de factuur betrouwbaarder, voor jou en voor je klant.
• Iedereen kan het openen. Elke boekhouder, bank en administratie kan een PDF lezen, zonder speciale software.
• Het is handig om te versturen en te bewaren. Een PDF-factuur mail je in seconden en past zonder problemen in je digitale archief.

Een factuur als PDF voldoet aan dezelfde eisen als een papieren factuur: het gaat om de inhoud, niet om het formaat. Wat er precies op moet staan, lees je in onze gids over de factuureisen.

Gratis factuur PDF maken in 4 stappen

Met een online factuurgenerator zoals Factuur Maker is een factuur PDF in een paar minuten klaar:

1. Maak een gratis account. Je vult je e-mailadres en bedrijfsnaam in en bevestigt je e-mailadres. Er is geen creditcard nodig.
2. Vul je bedrijfsgegevens één keer in. Naam, adres, KVK-nummer, IBAN en eventueel BTW-nummer. Deze gegevens komen daarna automatisch op elke factuur.
3. Maak je factuur. Kies of maak een klant, voeg regels toe met omschrijving, aantal en prijs en kies per regel het BTW-tarief (21%, 9% of 0%). De BTW en het totaal rekenen mee.
4. Download je factuur als PDF. Eén klik en je hebt een nette PDF, klaar om naar je klant te sturen.

Probeer hieronder hoe dat werkt. Pas de regels aan en zie het totaal direct meerekenen.

Wat staat er in de factuur PDF?

Een goede factuur PDF bevat alle onderdelen die de Belastingdienst noemt, netjes op een vaste plek:

Een volledig uitgewerkt voorbeeld zie je in ons factuur voorbeeld. Wil je liever met een sjabloon werken? Lees dan de pagina over de factuur template.

Gratis factuur PDF zonder Word of Excel

Veel ondernemers maken hun factuur nog in Word of Excel en slaan die daarna op als PDF. Dat werkt, maar het heeft nadelen:

• Je moet elke keer zelf de BTW uitrekenen en controleren.
• Het factuurnummer moet je handmatig ophogen, waardoor er dubbele of overgeslagen nummers kunnen ontstaan.
• Klantgegevens typ of kopieer je steeds opnieuw.
• Een kleine fout in een formule geeft een verkeerd totaal.

Met een factuurgenerator vallen die risico's weg. Het systeem telt het factuurnummer automatisch door, rekent de BTW per tarief uit en onthoudt je klanten. Je PDF is daardoor niet alleen sneller klaar, maar ook betrouwbaarder.

Factuur PDF versturen: zo doe je dat goed

Een PDF-factuur stuur je meestal per e-mail. Met deze tips komt je factuur sneller aan en wordt de factuur sneller betaald:

• Geef het bestand een duidelijke naam, bijvoorbeeld 2026-09-19_FAC-2026-0042_Bakkerij-De-Molen.pdf. Zo vinden jullie het allebei snel terug.
• Zet het factuurnummer en de vervaldatum in het onderwerp of de eerste zin van je e-mail.
• Stuur de factuur naar de juiste persoon, bijvoorbeeld het administratieadres van je klant.
• Verstuur op tijd. Je moet de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering versturen.
• Bewaar een kopie van de verstuurde factuur in je eigen administratie.

Stuur je facturen aan de overheid? Dan is een PDF meestal niet meer genoeg: volgens Ondernemersplein is voor leveranciers van de overheid een e-factuur verplicht en worden PDF-facturen niet geaccepteerd. Voor andere zakelijke klanten geldt dat een elektronische factuur dezelfde eisen kent als een papieren factuur; werk je met een geautomatiseerd systeem voor e-facturen, dan is instemming van je klant nodig.

Factuur PDF bewaren

Een PDF-factuur hoort bij je administratie. Bewaar je facturen zeven jaar, en tien jaar bij onroerende zaken. Sla uitgaande facturen op als PDF in een vaste mappenstructuur en maak een back-up. Ook als je een online dienst gebruikt om facturen te maken, is het verstandig elke factuur zelf te downloaden en te bewaren. Alle regels vind je in de gids over facturen bewaren.

Factuur PDF maken op je telefoon

Je hoeft niet achter een computer te zitten om een factuur te maken of je factuur downloaden te kunnen. Factuur Maker is ontworpen voor mobiel: je maakt de factuur direct na de klus, downloadt de PDF en stuurt hem vanaf je telefoon door. Handig als je onderweg bent, of als je klant de factuur wil hebben voordat je weg bent.

Veelgemaakte fouten bij een factuur PDF

• Een PDF versturen met een fout erin. Een verstuurde factuur pas je niet aan. Corrigeer met een creditnota en stuur een nieuwe factuur.
• Geen uniek factuurnummer. Gebruik altijd een oplopend nummer, zie de gids over het factuurnummer.
• Alleen het bedrag inclusief BTW tonen. Zet ook het bedrag exclusief BTW, het tarief en het BTW-bedrag op de factuur.
• Geen betaaltermijn of IBAN. Zonder die gegevens blijft je klant vragen stellen.
• De PDF niet bewaren. Je bewaarplicht geldt ook voor facturen die je zelf hebt gemaakt.

Wat krijg je bij een online factuurgenerator?

Een goede factuurgenerator neemt het handwerk uit het factureren over. Bij Factuur Maker krijg je onder meer:

• Een officiële factuur als PDF, met je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, IBAN en (optioneel) BTW-nummer.
• BTW die meerekent. Kies per regel 21%, 9% of 0% en de BTW-specificatie en het totaal kloppen altijd.
• Prijzen inclusief BTW invullen. Noem je je klant een eindprijs? Vul die dan in; op de factuur komt de prijs exclusief BTW per regel te staan, zoals het hoort.
• Klanten die je onthoudt. Sla een klant één keer op en kies die klant de volgende keer met één tik.
• Doorlopende factuurnummers, bijvoorbeeld FAC-2026-0001, met een prefix die je zelf kiest.
• Een omgeving voor jouw bedrijf alleen. Elk bedrijf ziet alleen de eigen facturen en klanten.

Zo ziet een goede factuur PDF eruit

Naast de inhoud telt ook de vormgeving. Een factuur die er verzorgd uitziet, wordt serieuzer genomen en sneller betaald.

• Leesbaarheid. Gebruik een rustig lettertype van minimaal 10 punten en genoeg witruimte.
• Duidelijke hiërarchie. Het totaalbedrag en de vervaldatum moeten in één oogopslag te vinden zijn.
• Vast A4-formaat. Een factuur past op één of twee pagina’s en is prima te printen.
• Rustig kleurgebruik. Een factuur is geen folder: houd het bij één of twee kleuren.
• Consistentie. Gebruik altijd dezelfde opbouw, zodat je klanten weten waar ze moeten kijken.

Factuur PDF voor verschillende situaties

De basis blijft gelijk, maar in de praktijk maak je verschillende soorten facturen:

• Uren factureren. Zet per regel de omschrijving, het aantal uren en het uurtarief. Tips vind je in de gids factuur maken als zzp’er.
• Producten verkopen. Een regel per product met aantal en stukprijs, eventueel met een ander BTW-tarief.
• Een klus met materiaal en reiskosten. Maak voor de kosten een eigen regel, zodat je klant kan zien wat waarvoor is.
• Termijnfactuur. Een factuur per termijn, met het projectnummer erbij.
• Een factuur zonder BTW. Bij bijvoorbeeld de kleineondernemersregeling zet je een vrijstellingstekst op de factuur. Zie factuur zonder BTW.
• Een correctie. Gebruik een creditnota en stuur zo nodig een nieuwe factuur.

Factuur PDF en privacy

Een factuur bevat persoonsgegevens en bedrijfsgegevens. Verstuur je PDF daarom alleen naar het juiste e-mailadres en controleer de ontvanger voordat je op verzenden drukt. Bewaar je facturen op een beveiligde plek en gebruik sterke wachtwoorden. Meer over hoe wij omgaan met gegevens lees je in ons privacybeleid.

Veelgestelde vragen over een gratis factuur PDF

De antwoorden op de meest gestelde vragen staan onderaan deze pagina. Ontbreekt jouw vraag? Kijk in de gidsen over factureren en BTW of mail ons via de pagina contact.

Maak nu je gratis factuur PDF

Met Factuur Maker heb je in enkele minuten een correcte factuur als PDF: met BTW, KVK-nummer, IBAN en een doorlopend factuurnummer. Volledig in het Nederlands en gratis te gebruiken.