Betalingsherinnering: 3 voorbeeldteksten voor je klant

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering (ook wel herinneringsbrief of betalingsverzoek) is een kort bericht waarin je je klant eraan herinnert dat een factuur nog niet is betaald. Veel achterstanden zijn geen onwil: de factuur is over het hoofd gezien, blijft liggen in een postvak of wacht nog op een goedkeuring. Een vriendelijke herinnering lost dat vaak in één keer op, zonder dat de relatie met je klant eronder lijdt.

Volgens Ondernemersplein ben je bij een zakelijke klant niet verplicht een herinnering te sturen voordat je de incassoprocedure uit je algemene voorwaarden volgt. Toch is het verstandig: het kost weinig moeite en bespaart je vaak een lange discussie. Alles over termijnen, rente en incassokosten lees je in de gids over de betalingstermijn.

Wanneer stuur je een betalingsherinnering?

Een handig stappenplan bij een factuur die niet op tijd is betaald:

Wacht niet te lang met de eerste herinnering. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om een betaling te krijgen, en hoe slechter je overzicht van je openstaande facturen.

Wat moet er in een betalingsherinnering staan?

Een goede herinnering is kort, duidelijk en bevat alles wat je klant nodig heeft om direct te betalen:

• het factuurnummer en de factuurdatum;
• het openstaande bedrag;
• de oorspronkelijke vervaldatum;
• een nieuwe betaaldatum (bij de tweede herinnering);
• je IBAN en een verwijzing naar het factuurnummer als betaalreferentie;
• een contactmogelijkheid voor vragen;
• de factuur als bijlage, zodat je klant niet hoeft te zoeken.

Voorbeeldtekst 1: eerste betalingsherinnering (vriendelijk)

Onderwerp: Herinnering factuur FAC-2026-0042

“Beste [naam],

Volgens onze administratie hebben wij nog geen betaling ontvangen voor factuur FAC-2026-0042 van 19 september 2026 ter waarde van € 799,85. De vervaldatum was 19 oktober 2026.

Het kan zijn dat je betaling en deze herinnering elkaar hebben gekruist. In dat geval kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen. Is de factuur nog niet betaald? Dan verzoek ik je het bedrag over te maken op NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Studio Voorbeeld, onder vermelding van het factuurnummer. De factuur zit als bijlage bij deze e-mail.

Heb je vragen over de factuur? Laat het gerust weten.

Met vriendelijke groet, [jouw naam en bedrijf]”

Voorbeeldtekst 2: tweede herinnering (zakelijk)

Onderwerp: Tweede herinnering factuur FAC-2026-0042

“Beste [naam],

Eerder heb ik je een herinnering gestuurd voor factuur FAC-2026-0042 van € 799,85. Helaas heb ik tot op heden geen betaling ontvangen.

Ik verzoek je het openstaande bedrag uiterlijk [datum, bijvoorbeeld 14 dagen na dit bericht] over te maken op NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Studio Voorbeeld, onder vermelding van het factuurnummer.

Als ik niets van je hoor, zie ik mij genoodzaakt wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen. Is er een reden waarom betaling nog niet is gelukt of wil je een betalingsregeling bespreken? Neem dan contact met mij op.

Met vriendelijke groet, [jouw naam en bedrijf]”

Voorbeeldtekst 3: aanmaning (laatste waarschuwing)

Onderwerp: Aanmaning factuur FAC-2026-0042

“Beste [naam],

Ondanks eerdere herinneringen is factuur FAC-2026-0042 van € 799,85 nog niet betaald. Ik verzoek je dit bedrag alsnog te betalen binnen 14 dagen na de datum van dit bericht.

Betaal je niet binnen deze termijn, dan zijn wij gerechtigd wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen en de vordering uit handen te geven. Alle kosten daarvan komen voor jouw rekening.

Het bedrag kun je overmaken op NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Studio Voorbeeld, onder vermelding van het factuurnummer. Heb je al betaald? Dan kun je dit bericht als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet, [jouw naam en bedrijf]”

Tips voor een betalingsherinnering die werkt

• Blijf vriendelijk en feitelijk. Een herinnering is geen verwijt.
• Maak betalen makkelijk. Zet je IBAN, het bedrag en het factuurnummer direct in de tekst.
• Voeg de factuur toe. Dat scheelt je klant zoekwerk.
• Noem een concrete datum. “Zo snel mogelijk” werkt minder goed dan “uiterlijk 2 november”.
• Bel bij grote bedragen. Een persoonlijk gesprek laat vaak snel zien wat er aan de hand is.
• Leg alles vast. Bewaar je herinneringen bij je administratie: als je later een incassobureau of de rechter nodig hebt, kun je aantonen welke stappen je hebt gezet.

Wettelijke rente en incassokosten noemen

Wil je bij te late betaling wettelijke rente en incassokosten kunnen rekenen, zet dat dan al vooraf in je offerte, algemene voorwaarden of op je factuur. Volgens Ondernemersplein moet je je klant laten weten dat je wettelijke rente berekent wanneer de betaaldatum verloopt. De hoogte van de incassokosten heeft een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775; de precieze staffel staat in de gids over de betalingstermijn.

Voorkom herinneringen: factureer duidelijk en op tijd

De beste herinnering is die je niet hoeft te sturen. Zo verklein je de kans op een te late betaling:

• Factureer meteen na de levering en uiterlijk op de 15e dag van de maand erna. Zie de gids over de factuureisen.
• Maak je factuur volledig en duidelijk, met een uniek factuurnummer.
• Zet de vervaldatum en je IBAN duidelijk op de factuur. Kijk voor een opzet in ons factuur voorbeeld.
• Kies een korte betaaltermijn en vraag bij grote opdrachten een aanbetaling.
• Houd een overzicht bij van je openstaande facturen.

Betalingsherinnering per e-mail, brief of telefoon?

E-mail is meestal de beste keuze: het is snel, je hebt een dateerbaar bewijs en de factuur kan als bijlage mee. Een brief is formeler en past bij een laatste aanmaning of bij klanten die geen e-mail gebruiken. Bel je liever? Doe dat aanvullend: een kort gesprek maakt vaak duidelijk wat er speelt. Leg daarna het resultaat vast in een korte e-mail, zodat er een schriftelijke afspraak is.

Herinneringen automatiseren

Houd je veel openstaande facturen bij? Dan loont het om herinneringen vast te leggen in een vaste routine: bijvoorbeeld elke maandag een overzicht van vervallen facturen en een vaste herinneringsmail. Sommige boekhoudpakketten sturen herinneringen automatisch. Ook zonder software kun je werken met een eenvoudige lijst met per factuur de vervaldatum, de datum van de laatste herinnering en de status.

Wat als de klant zegt dat er al is betaald?

Controleer eerst je bankafschriften: soms staat de betaling op een andere rekening of onder een andere omschrijving. Vind je niets, vraag de klant dan om een betaalbewijs. Meestal blijkt de betaling nog onderweg, of aan een andere factuur gekoppeld. Bedank je klant vriendelijk voor de opheldering en werk je administratie bij.

Wat als de klant de factuur betwist?

Betwist je klant de factuur, bijvoorbeeld omdat er iets niet is geleverd of het bedrag niet klopt? Zet dan de herinneringen even stil en zoek eerst uit wat er aan de hand is. Is de factuur onjuist, corrigeer dan met een creditnota en stuur zo nodig een nieuwe factuur. Heb je gelijk, leg dan schriftelijk uit waarom de factuur klopt en spreek een nieuwe betaaldatum af.

Veelgemaakte fouten bij herinneringen

• Te lang wachten. Hoe later je herinnert, hoe lastiger het wordt.
• Een verwijtende toon. Blijf feitelijk en vriendelijk, zeker bij de eerste herinnering.
• De factuur niet meesturen. Je klant moet niet hoeven zoeken.
• Geen concrete datum noemen. Vraag om betaling uiterlijk op een bepaalde dag.
• Incassokosten rekenen zonder aankondiging. Kondig wettelijke rente en incassokosten vooraf aan.
• Geen bewijs bewaren. Bewaar al je herinneringen bij de administratie, zie facturen bewaren.

Maak je factuur met alles erop

Met Factuur Maker heb je een correcte factuur klaar met vervaldatum, IBAN en betaalreferentie. Zo weet je klant precies wat er moet gebeuren, en heb je minder herinneringen nodig.