Factuur template: gratis sjabloon en voorbeeld voor je factuur

Wat is een factuur template?

Een factuur template, ook wel factuursjabloon of factuurmodel, is een vooraf ingerichte opzet waarin je bij elke nieuwe factuur alleen de gegevens invult die veranderen: de klant, de factuurregels en het bedrag. Alles wat vaststaat, zoals je bedrijfsnaam, KVK-nummer, IBAN en de indeling, staat al klaar.

Een goede template bespaart tijd, zorgt dat al je facturen er hetzelfde uitzien en helpt je niets te vergeten van wat de Belastingdienst vraagt. De verplichte onderdelen vind je in de gids over de factuureisen.

Wat hoort er in een factuur template?

Een complete template bevat de volgende vaste blokken:

Wil je zien hoe die blokken er ingevuld uitzien? Bekijk dan ons factuur voorbeeld.

Zo bouw je een factuur template in Word

Een sjabloon in Word is eenvoudig te maken en geschikt als je weinig facturen verstuurt:

1. Maak bovenaan een blok met je bedrijfsgegevens en eventueel je logo.
2. Zet daaronder links de klantgegevens en rechts een blok met factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum.
3. Maak een tabel voor de factuurregels met kolommen voor omschrijving, aantal, prijs excl. BTW, BTW-tarief en bedrag.
4. Voeg onderaan een tabel toe met subtotaal, BTW per tarief en totaal.
5. Zet daaronder je betaalgegevens en je betaaltermijn.
6. Sla het bestand op als sjabloon en maak voor elke factuur een kopie.
7. Sla de definitieve factuur op als PDF.

Het nadeel: Word rekent niet mee. Je moet de BTW zelf uitrekenen en het factuurnummer bij elke nieuwe factuur handmatig aanpassen.

Zo bouw je een factuur template in Excel

Excel is handiger, omdat je formules kunt gebruiken. Zet de regels in een tabel en laat Excel de bedragen uitrekenen. Stel dat het bedrag exclusief BTW in cel E10 staat:

• BTW 21% over dat bedrag: =ROUND(E10*0,21;2)
• Totaal incl. BTW: =ROUND(E10*1,21;2)
• Totaal van alle regels: =SOM(E10:E20)

In een Nederlandse versie van Excel gebruik je een komma als decimaalteken en een puntkomma als scheidingsteken. Meer formules staan in de gids BTW berekenen.

Factuurnummer in je template

Het factuurnummer is het onderdeel waar templates het vaakst misgaan. In Word en Excel moet je het bij elke nieuwe factuur zelf ophogen. Vergeet je dat, dan krijg je twee facturen met hetzelfde nummer, terwijl elk nummer maar één keer mag voorkomen. Bijhouden in een apart overzicht helpt, maar blijft handwerk. Een handige opbouw is prefix, jaar en volgnummer, zoals FAC-2026-0001. Meer over nummering lees je in de gids over het factuurnummer.

Templates voor verschillende situaties

De opzet blijft gelijk, maar in een paar situaties pas je de template aan:

• Uren factureren (zzp). Kolommen voor aantal uren en uurtarief, en een regel voor de periode. Zie factuur maken als zzp’er.
• Producten verkopen. Kolommen voor aantal, stukprijs en eventueel korting.
• Factuur zonder BTW. Bij de kleineondernemersregeling laat je BTW-tarief en -bedrag weg en vermeld je dat een vrijstelling geldt. Zie factuur zonder BTW.
• Verlegde BTW. Je vermeldt “btw verlegd” en het BTW-id van je afnemer. Zie BTW verlegd.
• Creditnota. Een aparte template met negatieve bedragen en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Zie de gids over de creditnota.
• Termijnfactuur of aanbetaling. Een regel per termijn, met het projectnummer of de offerte waar de termijn bij hoort.

Factuur template of factuurgenerator?

Wat kies je? Dat hangt af van hoeveel facturen je maakt en hoeveel zekerheid je wilt.

Een online factuurgenerator is in feite een template dat zichzelf invult: de opmaak staat vast, het factuurnummer telt door en de BTW rekent mee. Zo heb je alle voordelen van een sjabloon zonder het handwerk. Bekijk ook onze pagina over een gratis factuur PDF.

Tips voor een professionele template

• Houd het overzichtelijk. Gebruik ruimte, een duidelijk lettertype en niet te veel kleuren.
• Laat het totaalbedrag opvallen en zet de vervaldatum er direct bij.
• Gebruik altijd dezelfde opbouw, zodat je klant direct ziet waar alles staat.
• Zet je IBAN en betaalreferentie erop, zodat betalen makkelijk is.
• Bewaar elke verstuurde factuur als PDF en werk nooit een verstuurde factuur bij. Zie facturen bewaren.

Voorbeeld: zo ziet een ingevulde template eruit

Zo kan een ingevulde factuur template er in tekstvorm uitzien. Alle gegevens zijn fictief:

• Van: Studio Voorbeeld, Kerkstraat 1, 1234 AB Amsterdam, KVK 12345678, BTW-id NL123456789B01, IBAN NL00 BANK 0123 4567 89
• Aan: Bakkerij De Molen, Havenweg 12, 2345 CD Rotterdam
• Factuurnummer: FAC-2026-0042 · Factuurdatum: 19 september 2026 · Vervaldatum: 19 oktober 2026
• Regel 1: Advieswerk, 8 uur à € 75,00, BTW 21%, € 600,00
• Regel 2: Reiskosten, 1 × € 25,00, BTW 21%, € 25,00
• Totaal excl. BTW: € 625,00 · BTW 21%: € 131,25 · Totaal incl. BTW: € 756,25

Een volledig uitgewerkt voorbeeld met verschillende BTW-tarieven en uitleg per onderdeel vind je bij ons factuur voorbeeld.

Veelgemaakte fouten met factuur templates

• Een oud template blijven gebruiken. BTW-tarieven en regels kunnen veranderen. Controleer je sjabloon minimaal één keer per jaar.
• Vergeten het factuurnummer aan te passen. Zo krijg je dubbele nummers, terwijl elk nummer maar één keer mag voorkomen.
• Formules die niet kloppen. Een verkeerd bereik of een overschreven cel geeft een verkeerd totaal.
• Gegevens van de vorige klant laten staan. Een factuur met de verkeerde klantnaam is snel gemaakt als je een kopie hergebruikt.
• Een verstuurde factuur overschrijven. Maak een creditnota in plaats van het bestand te wijzigen.
• De template niet als PDF verzenden. Een Word- of Excel-bestand kan er bij je klant anders uitzien.

Checklist voor je factuur template

• Staan je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en BTW-id op de template?
• Is er een vak voor de klantgegevens?
• Is er een plek voor factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum?
• Heeft de tabel kolommen voor omschrijving, aantal, prijs excl. BTW en BTW-tarief?
• Rekent de BTW per tarief correct mee?
• Staan totaal excl. BTW, BTW en totaal incl. BTW duidelijk op de factuur?
• Staan IBAN, betaaltermijn en betaalreferentie erop?
• Sla je de definitieve factuur op als PDF?

Factuur template voor zzp’ers en kleine bedrijven

Voor zzp’ers en kleine bedrijven is de eenvoud van een template aantrekkelijk: je hebt het snel klaar en het kost niets. Tegelijk maak je als starter het snelst fouten: je bent niet gewend aan BTW, factuurnummers en de vermeldingen die de Belastingdienst vraagt. Een online factuurgenerator neemt die punten voor je over. Je krijgt daardoor de eenvoud van een sjabloon, met het gemak en de zekerheid van software. Lees ook onze gids factuur maken als zzp’er.

Klaar met sjablonen? Maak direct je factuur

Met Factuur Maker heb je geen template meer nodig: je vult je bedrijfsgegevens één keer in, kiest een klant en voegt regels toe. De opmaak, het factuurnummer en de BTW-berekening gaan vanzelf. Gratis en volledig in het Nederlands.