Factuur maken als zzp’er: wat je moet weten

Factuur maken als zzp’er: wat is er anders?

Wie als zzp’er een factuur maakt, moet aan dezelfde regels voldoen als elk ander bedrijf. Als zzp’er ben je zelfstandig ondernemer: je werkt voor eigen rekening en risico voor opdrachtgevers. In de meeste gevallen drijf je een eenmanszaak, soms een vof of bv. Voor de factuur maakt dat weinig uit: de Belastingdienst stelt dezelfde eisen aan een zzp’er als aan een groot bedrijf. Wat wel anders is, is dat je alles zelf regelt: je nummert je facturen, je rekent de BTW uit, je bewaakt de betaaltermijnen en je bewaart je administratie.

Het goede nieuws: met een vaste opzet kost een factuur je enkele minuten. Deze gids helpt je die opzet te maken.

Wat je nodig hebt voordat je je eerste factuur stuurt

• Inschrijving bij de KVK. Drijf je een onderneming, dan schrijf je je in bij de Kamer van Koophandel. Je KVK-nummer hoort op je facturen.
• Een BTW-identificatienummer. Bij inschrijving krijg je een BTW-id van de Belastingdienst. Het begint met NL en eindigt op B en twee cijfers. Sinds 2020 is het BTW-id van een eenmanszaak los van je burgerservicenummer.
• Een zakelijke bankrekening (aanbevolen). Een aparte rekening voor je bedrijf houdt je administratie overzichtelijk. Zet je IBAN op elke factuur.
• Duidelijke afspraken met je klant. Uurtarief of projectprijs, betaaltermijn en wat er onder de opdracht valt. Leg dat vast in een offerte of opdrachtbevestiging.
• Een factuurmethode. Word, Excel of een online tool die nummering en BTW voor je doet, zoals Factuur Maker.

Welke gegevens zet een zzp’er op de factuur?

De gegevens zijn dezelfde als voor elke ondernemer. In het kort: je naam en adres, de naam en het adres van je klant, je BTW-id, je KVK-nummer, de factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, de omschrijving en hoeveelheid van je werk, de leverdatum, het bedrag exclusief BTW, het tarief en het BTW-bedrag. De volledige uitleg staat in de gids over de factuureisen en een uitgewerkt voorbeeld in ons factuur voorbeeld.

Uren factureren: voorbeeldregels

Werk je op uurbasis, dan is een duidelijke omschrijving je beste verdediging bij vragen. Noem het project, de periode en het aantal uren. Enkele voorbeelden:

• Webdesign, project Bakkerij De Molen, augustus 2026: 24 uur à € 70,00
• Interimwerk boekhouding, week 36: 32 uur à € 55,00
• Fotografie bruiloft op 12 september 2026, dagtarief: 1 dag à € 650,00
• Reiskosten volgens afspraak: 120 km à € 0,23

Werk je met een projectprijs, dan zet je op de factuur de afgesproken prijs met een verwijzing naar de offerte. Bij lange opdrachten kun je in termijnen factureren, bijvoorbeeld een deel bij start, een deel halverwege en een deel bij oplevering. Elke termijn krijgt een eigen factuur met een eigen nummer.

BTW als zzp’er: 21% of geen BTW

De meeste zzp’ers berekenen 21% BTW over hun diensten en dragen die af via de BTW-aangifte, meestal per kwartaal. De BTW die je zelf betaalt over zakelijke kosten mag je in je aangifte aftrekken. Voor sommige producten en diensten geldt 9% of 0%: zie de gids over de BTW-tarieven.

Blijft je omzet onder € 20.000 per jaar, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent dan geen BTW aan je klanten, draagt geen BTW af en doet meestal geen BTW-aangifte. Daar staat tegenover dat je de BTW op je kosten en investeringen niet kunt aftrekken. Lees de details in de gids over de kleineondernemersregeling.

Klanten in het buitenland

Werk je voor een ondernemer in een ander EU-land, dan is de BTW vaak verlegd naar je klant. Je stuurt een factuur zonder BTW, vermeldt “btw verlegd” en het BTW-id van je klant en neemt de dienst op in je BTW-aangifte en in de opgaaf ICP. Daarvoor moet je het BTW-id van je klant controleren. Alles daarover lees je in de gids over BTW verlegd.

Betaaltermijn: kies een termijn en bewaak hem

Spreek je niets af, dan is de betalingstermijn tussen ondernemers 30 dagen. Als zzp’er kies je vaak 14 of 30 dagen. Bedrijven onderling mogen in principe niet meer dan 60 dagen afspreken. Zet de vervaldatum duidelijk op je factuur en stuur op tijd een herinnering als je klant niet betaalt. Hoe dat werkt, inclusief de wettelijke rente en incassokosten, lees je in de gids over de betalingstermijn.

Administratie: wat doe je met je facturen?

Alles wat je factureert en ontvangt hoort in je administratie: uitgaande facturen, inkomende facturen van leveranciers, bankafschriften en andere bescheiden. Je bewaart die zeven jaar. Je hebt je facturen nodig voor je BTW-aangifte en voor je aangifte inkomstenbelasting. Bewaar ze bij voorkeur digitaal en maak een back-up. De details staan in de gids over facturen bewaren.

Offerte of factuur: wat is het verschil?

Een offerte is een aanbod: je beschrijft wat je gaat doen en wat het kost, voordat je begint. Een factuur is een betaalverzoek voor werk dat je hebt geleverd (of, bij een aanbetaling, gaat leveren). Een offerte is dus geen factuur en heeft een eigen nummerreeks. Zet in de offerte al het uurtarief of de projectprijs, de betaaltermijn en of de prijs inclusief of exclusief BTW is. Zo is je factuur later slechts de uitvoering van de afspraak en ontstaat er zelden discussie.

BTW reserveren: de BTW is niet van jou

Een veelgemaakte valkuil bij zzp’ers: de BTW die je aan klanten in rekening brengt, is geld van de Belastingdienst. Zet het apart, bij voorkeur op een aparte spaarrekening, zodat je bij de BTW-aangifte niet in de problemen komt.

Factureren via een bureau of tussenpartij

Werk je via een bemiddelaar, bureau of platform, dan kan het zijn dat je je factuur naar die partij stuurt in plaats van naar de eindklant. Maak vooraf afspraken over wie de factuur maakt, welke gegevens erop moeten staan en binnen welke termijn er wordt betaald. Bij zelffacturering (selfbilling) maakt je afnemer de factuur namens jou op. Daarvoor heeft de Belastingdienst aparte regels; controleer die voordat je ermee werkt.

Veelgemaakte fouten bij zzp’ers

• Factureren zonder factuurnummer of met dubbele nummers. Gebruik altijd een oplopende reeks.
• Te laat factureren. Verstuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na je levering.
• BTW verkeerd inschatten. 21% is de standaard; wijk alleen af als je het kunt onderbouwen.
• Privé en zakelijk door elkaar. Gebruik een aparte rekening en zet nooit privé-uitgaven op je factuur.
• Geen betaaltermijn afspreken. Zonder afspraak geldt 30 dagen, maar je klant weet dat vaak niet.
• Facturen niet bewaren. De bewaarplicht geldt ook voor jou als eenmanszaak.

Checklist: je eerste factuur maken als zzp’er

1. KVK-inschrijving en BTW-id in orde
2. Zakelijke rekening en IBAN op de factuur
3. Klantgegevens compleet
4. Uurtarief of prijs afgesproken
5. Uniek factuurnummer, bijvoorbeeld FAC-2026-0001
6. BTW per tarief berekend, of KOR-tekst op de factuur
7. Betaaltermijn op de factuur
8. PDF bewaard in je administratie