Factuurnummer: regels, opbouw en voorbeelden

Wat is een factuurnummer?

Het factuurnummer is de unieke code van een factuur. Het maakt het mogelijk om een factuur terug te vinden in je administratie, om een betaling aan een factuur te koppelen en om bij een controle aan te tonen dat je alle facturen hebt verwerkt. Voor je klant is het nummer de betaalreferentie: met het factuurnummer in de omschrijving weet de boekhouding welke factuur er is betaald.

Het factuurnummer hoort bij de verplichte gegevens op een factuur. Een factuur zonder correct nummer voldoet niet aan de factuureisen.

De regels van de Belastingdienst

De regels zijn kort en duidelijk:

• Gebruik opeenvolgende nummers voor je facturen, met één of meer reeksen.
• Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen.

Volgens Ondernemersplein moet een onjuist genummerde factuur worden gecorrigeerd. Doe je dat niet, dan riskeert je klant dat de BTW niet mag worden afgetrokken. Een goed factuurnummer is dus niet alleen een kwestie van netheid, maar ook van BTW-recht.

Wat “een of meer reeksen” betekent, lees je hieronder: je mag bijvoorbeeld een aparte reeks per jaar, per vestiging of per soort document gebruiken, zolang de nummers binnen elke reeks netjes oplopen en niet dubbel voorkomen.

Zo kun je een factuurnummer opbouwen

Er is geen verplicht formaat. Kies een opbouw die je overzicht geeft en die je jarenlang kunt volhouden.

Voor de meeste zzp’ers en kleine bedrijven is “prefix, jaar en volgnummer” de beste keuze, zoals FAC-2026-0001. Het jaar in het nummer zorgt ervoor dat een nummer nooit dubbel is, ook als je elk jaar opnieuw begint met tellen.

Mag ik elk jaar opnieuw beginnen met nummeren?

Ja, mits het jaar in het nummer zit of je per jaar een aparte reeks bijhoudt. De reeks 2026-0001, 2026-0002 en 2027-0001 bevat geen dubbele nummers. Zou je elk jaar met alleen “1” beginnen, dan komt hetzelfde nummer meerdere keren voor en voldoe je niet aan de eis dat elk nummer maar één keer voorkomt.

Moet ik bij 1 beginnen?

Nee. Je mag beginnen met elk nummer dat je wilt, zolang de nummers daarna opeenvolgend zijn. Sommige ondernemers beginnen bij 1001 zodat het lijkt alsof ze al veel facturen hebben verstuurd. Dat is toegestaan, maar niet nodig. Als je overstapt van een ander systeem, ga dan door met de nummering waar je was gebleven, of begin een nieuwe reeks met een andere prefix.

Wat als ik een nummer overslaat?

Opeenvolgend betekent dat de reeks netjes doorloopt. Slaat je programma per ongeluk een nummer over, dan moet je kunnen uitleggen wat er met dat nummer is gebeurd. Zo voorkom je gaten:

• Werk met een systeem dat nummers automatisch toekent en niet met handmatig getypte nummers.
• Verwijder een verstuurd factuurnummer nooit uit je administratie. Maak in plaats daarvan een creditnota.
• Heb je een conceptfactuur nooit verstuurd? Dan mag het nummer, als je het zeker weet, opnieuw worden gebruikt. Voorkom dat door pas een nummer toe te kennen op het moment van uitreiken.

Factuurnummer bij creditnota’s

Een creditnota heeft ook een nummer. Je kunt de creditnota’s in dezelfde reeks nummeren als je facturen, of een aparte reeks gebruiken met een eigen prefix, bijvoorbeeld CN-2026-0001. Beide zijn toegestaan, omdat de Belastingdienst één of meer reeksen toestaat. Op de creditnota verwijs je duidelijk naar het factuurnummer van de oorspronkelijke factuur. Zie de gids over de creditnota.

Offertes, pro-forma’s en andere documenten

Een offerte is geen factuur. Gebruik voor offertes een eigen reeks met een andere prefix, bijvoorbeeld OFF-2026-0001, zodat er geen verwarring ontstaat in je facturenreeks. Hetzelfde geldt voor pakbonnen en proformafacturen.

Meerdere bedrijven of vestigingen

Heb je meerdere bedrijven, dan houd je per bedrijf een eigen reeks bij. Ook voor meerdere vestigingen of soorten activiteiten kun je reeksen scheiden met een prefix. Zo kan elke reeks onafhankelijk doorlopen en blijft het overzicht helder.

Factuurnummers in Factuur Maker

In Factuur Maker telt het factuurnummer vanzelf door. Je kiest één keer een prefix, bijvoorbeeld FAC, en het systeem maakt nummers als FAC-2026-0001, FAC-2026-0002 enzovoort. Elk bedrijf heeft een eigen nummerreeks, dus je nummers lopen nooit door elkaar met die van anderen.

Wat te doen bij een fout in het factuurnummer?

Blijkt achteraf dat er een fout in het nummer zit, dan corrigeer je dat op een correcte manier: je maakt een creditnota die naar het onjuiste nummer verwijst en stuurt een nieuwe factuur met het juiste nummer. Pas de oorspronkelijke factuur niet aan zonder dat te melden aan je klant. Bewaar beide documenten in je administratie; zie de gids over facturen bewaren.

Voorbeelden per situatie

Factuurnummers bij terugkerende facturen en abonnementen

Stuur je elke maand dezelfde factuur, bijvoorbeeld voor een abonnement of onderhoudscontract? Dan krijgt elke factuur toch een eigen nummer, ook al is de inhoud gelijk. Zet in de omschrijving de periode, bijvoorbeeld “Onderhoud oktober 2026”. Zo blijft elke factuur uniek en kan je klant het bedrag koppelen aan de juiste maand.

Veelgemaakte fouten met factuurnummers

• Twee verschillende facturen met hetzelfde nummer.
• Een nieuw jaar starten met “1” zonder het jaar in het nummer.
• Nummers handmatig typen en per ongeluk een nummer overslaan.
• Een verstuurde factuur verwijderen in plaats van crediteren.
• Facturen, offertes en creditnota’s door elkaar nummeren.
• Bij een overstap naar een ander systeem opnieuw bij 1 beginnen.

Checklist factuurnummer

• Elk nummer komt maar één keer voor.
• De nummers lopen op, zonder gaten.
• Het jaar zit in het nummer, of je houdt per jaar een aparte reeks bij.
• Creditnota’s en offertes hebben een eigen reeks of prefix.
• Je systeem kent nummers automatisch toe.