Factuureisen: wat moet er op een factuur staan?

De verplichte gegevens op een factuur

De Belastingdienst noemt de gegevens hieronder als verplichte onderdelen van een factuur voor je BTW-administratie. Ze zorgen ervoor dat duidelijk is wie wat aan wie heeft geleverd, wanneer, en hoeveel BTW erover is berekend. Je klant heeft die gegevens nodig om de BTW op jouw factuur terug te kunnen vragen.

Het BTW-id van een eenmanszaak bestaat sinds 2020 los van het burgerservicenummer en is niet hetzelfde als het omzetbelastingnummer. Dat laatste gebruik je alleen voor je BTW-aangifte. Op de factuur zet je het BTW-id.

Factuureisen bij BTW: waarom zijn ze er?

De factuur is het bewijsstuk in de BTW-keten. Jij berekent BTW aan je klant en draagt die af aan de Belastingdienst, je klant trekt diezelfde BTW af (als de klant BTW-plichtig is) op basis van jouw factuur. Is de factuur onvolledig of onjuist, dan kan de Belastingdienst bij een controle de aftrek van je klant terugdraaien. Dat merk je meestal snel: je klant vraagt om een gecorrigeerde factuur. Een complete factuur in één keer scheelt dus tijd voor jullie allebei.

Wat is een vereenvoudigde factuur?

Is het factuurbedrag € 100 of lager (inclusief BTW), dan mag je volgens de Belastingdienst volstaan met minder gegevens. Denk aan een kleine dienst of een losse verkoop. Bij zo’n vereenvoudigde factuur hoef je bijvoorbeeld niet alle gegevens van je klant te vermelden. Voor de precieze lijst van gegevens die dan nog wel verplicht zijn, verwijzen we je naar de pagina over aangepaste regels voor facturen van de Belastingdienst.

Ons advies: gebruik in de praktijk altijd de volledige factuur. Het kost niets extra en je hoeft niet na te denken over welke variant je moet gebruiken. Zeker bij zakelijke klanten voorkom je hiermee dat je later alsnog een aangepaste factuur moet sturen.

Factuurnummer: opeenvolgend en uniek

De Belastingdienst is duidelijk over nummering: gebruik opeenvolgende nummers voor je facturen, met één of meer reeksen. Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen. Meerdere reeksen zijn toegestaan, bijvoorbeeld één per jaar of één per vestiging, zolang binnen elke reeks de nummers netjes oplopen. Hoe je dit praktisch inricht, lees je in de gids over het factuurnummer.

Termijn: wanneer moet de factuur klaar zijn?

Je moet je factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd versturen. Lever je op 20 september, dan moet de factuur er uiterlijk op 15 oktober zijn. Verstuur je later, dan moet je de BTW toch aangeven in het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten versturen. Je kunt de BTW dus niet uitstellen door later te factureren.

Bijzondere situaties: aangepaste factuurregels

Voor een aantal situaties gelden aanvullende of andere regels. De belangrijkste:

• BTW verlegd. Je rekent geen BTW, maar vermeldt op de factuur “btw verlegd” en het BTW-identificatienummer van je afnemer. De vergoeding vermeld je per BTW-tarief. Meer in de gids over BTW verlegd.
• Vrijstelling van BTW. Voor bepaalde activiteiten is de BTW-vrijstelling van toepassing. Vermeld dan dat er een vrijstelling geldt. Zie ook factuur zonder BTW.
• Kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent geen BTW en vermeldt geen BTW-tarief of BTW-bedrag. Lees hier alles over in de gids over de kleineondernemersregeling.
• Diensten en goederen naar andere EU-landen. Hiervoor gelden extra factuureisen, zoals het BTW-id van je afnemer.
• Creditnota of wijziging van een factuur. Je verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Zie de gids over de creditnota.
• Korting voor tijdige betaling, doorlopende overeenkomst, marge-regeling en factuur door de afnemer (selfbilling). Ook hiervoor bestaan aangepaste regels bij de Belastingdienst.

Factuur in het Nederlands en in euro’s

Het BTW-bedrag op je factuur moet in euro’s zijn vermeld, ook als je factureert in een andere valuta. Voor de taal van de factuur geldt geen wettelijke eis, maar voor Nederlandse klanten is Nederlands het duidelijkst. Factuur Maker maakt facturen volledig in het Nederlands, met Nederlandse benamingen voor elk onderdeel.

Wat als je factuur niet voldoet aan de eisen?

Klopt je factuur niet, bijvoorbeeld door een ontbrekend of dubbel factuurnummer, dan moet de factuur worden gecorrigeerd. Doe je dat niet, dan loopt je klant het risico dat de BTW niet mag worden afgetrokken. Neem dus altijd contact op met je klant zodra je een fout ziet en corrigeer zo snel mogelijk met een creditnota en een nieuwe factuur.

Zo ziet het er op een echte factuur uit

Een lijst met eisen is abstract. Bekijk daarom ons factuur voorbeeld: een volledig ingevulde factuur waarbij je per onderdeel kunt zien waar het staat en waarom het er moet staan.

Factuureisen per type klant

De inhoud van je factuur is voor alle zakelijke klanten hetzelfde, maar de manier van aanleveren verschilt per klant.

• Zakelijke klant in Nederland. De standaardsituatie: een volledige factuur met alle gegevens uit de tabel hierboven. Je bent volgens de Belastingdienst verplicht een factuur te sturen als je goederen of diensten levert aan ondernemers of aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen.
• Particuliere klant. Aan particulieren ben je voor de BTW meestal niet verplicht een factuur uit te reiken. Toch is het verstandig om er een te sturen: je klant heeft een bewijs van aankoop nodig, bijvoorbeeld voor garantie, en jij legt vast wat is afgesproken. Toon het bedrag inclusief BTW dan duidelijk, want een particulier kijkt naar de eindprijs.
• Klant in een ander EU-land. Hier gelden extra factuureisen, zoals het BTW-id van je afnemer, en vaak is de BTW verlegd. Zie de gids over BTW verlegd.
• Overheid. Lever je aan de Nederlandse overheid, dan is een e-factuur verplicht en worden PDF-facturen niet meer geaccepteerd. Volgens Ondernemersplein verstuur je die via je eigen boekhoudsoftware of via het portaal voor leveranciers van de overheid.

Veelgemaakte fouten tegen de factuureisen

• Een factuurnummer dat dubbel voorkomt of een gat in de reeks achterlaat.
• Een ontbrekend of onjuist BTW-identificatienummer, bijvoorbeeld het omzetbelastingnummer in plaats van het BTW-id.
• Alleen het totaalbedrag vermelden, zonder bedrag exclusief BTW, tarief en BTW-bedrag.
• Een omschrijving als “Diversen” of “Werkzaamheden” waaruit niet blijkt wat er is geleverd.
• De leverdatum weglaten terwijl die afwijkt van de factuurdatum.
• Een verkeerd BTW-tarief.
• Te laat factureren, dus na de 15e dag van de maand volgend op de levering.

Zo voorkom je die fouten: gebruik een systeem dat de verplichte velden afdwingt en loop bij twijfel de checklist hieronder door voordat je verstuurt.

Checklist factuureisen

• Naam en adres van jou en je klant
• Je BTW-identificatienummer en (indien van toepassing) je KVK-nummer
• Factuurdatum, en de leverdatum als die afwijkt
• Uniek, opeenvolgend factuurnummer
• Omschrijving en hoeveelheid van je goederen of diensten
• Bedrag exclusief BTW, tarief en BTW-bedrag in euro’s
• Bij verlegging, vrijstelling of KOR: de juiste vermelding
• Betaaltermijn, IBAN en betaalreferentie (aanbevolen)

Wil je dat al deze onderdelen automatisch goed op je factuur staan? Met Factuur Maker vul je je bedrijfsgegevens één keer in en zet het systeem alles op de juiste plek, met een oplopend factuurnummer en de BTW-specificatie per tarief.