Factuur maken: het complete stappenplan voor ondernemers

Wat is een factuur en wanneer moet je er een sturen?

Een factuur is het document waarmee je je klant vraagt om te betalen voor goederen of diensten die je hebt geleverd. Voor de Belastingdienst is het ook het bewijs voor je BTW-administratie: op basis van je facturen bepaal je hoeveel BTW je moet afdragen, en je klant gebruikt jouw factuur om BTW terug te vragen.

Lever je goederen of diensten aan andere ondernemers, of aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn zoals verenigingen en stichtingen? Dan ben je volgens de Belastingdienst verplicht een factuur te sturen. Aan particulieren ben je voor de BTW meestal niet verplicht een factuur uit te reiken, maar het is wel gebruikelijk en het voorkomt discussie over wat er is afgesproken. Ook in de praktijk geldt: een duidelijke factuur is de snelste weg naar een betaling.

Factuur maken in 7 stappen

Onderstaand stappenplan werkt voor een eenmanszaak, vof, bv en voor zzp’ers. De wettelijke basis vind je in onze gids over de factuureisen; hier lees je hoe je de eisen in de praktijk toepast.

Stap 1: verzamel je eigen bedrijfsgegevens

Zet alles wat jou als ondernemer identificeert vast, zodat je het niet elke keer opnieuw hoeft in te vullen:

• je volledige bedrijfsnaam (of je eigen naam bij een eenmanszaak) en je adres;
• je KVK-nummer, als je bent ingeschreven in het Handelsregister;
• je BTW-identificatienummer (BTW-id), dat begint met NL;
• je IBAN, zodat je klant weet waar de betaling naartoe moet;
• een e-mailadres of telefoonnummer voor vragen over de factuur.

Heb je een eenmanszaak? Dan bestaat je BTW-id sinds 2020 los van je burgerservicenummer. Je vindt het op de brieven van de Belastingdienst. Verwar het niet met je omzetbelastingnummer: dat is een ander nummer dat je gebruikt voor je BTW-aangifte.

Stap 2: geef de factuur een uniek nummer

De Belastingdienst vraagt om opeenvolgende nummers, met één of meer reeksen, waarbij elk factuurnummer maar één keer voorkomt. Een eenvoudige opbouw is een prefix, het jaar en een oplopend nummer, bijvoorbeeld FAC-2026-0001, FAC-2026-0002 enzovoort. Lees in de gids over het factuurnummer welke opbouw het handigst is en wat je doet als je een nummer overslaat.

Stap 3: noteer factuurdatum en leverdatum

Zet de datum waarop je de factuur uitreikt op de factuur. Is de levering of de dienst op een andere dag gedaan dan de factuurdatum, noem dan ook die datum, of de periode waarin je hebt gewerkt. Let op de termijn: je moet je factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand van levering versturen. Stuur je later, dan moet je de BTW toch aangeven in het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten versturen.

Stap 4: vul de gegevens van je klant in

Noteer de naam en het adres van je klant. Bij een zakelijke klant gebruik je de bedrijfsnaam zoals die in het Handelsregister staat, plus eventueel een contactpersoon of afdeling. Werk je met een verlegde BTW of lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan heb je ook het BTW-id van je klant nodig; zie de gids over BTW verlegd.

Stap 5: omschrijf wat je hebt geleverd

Elke factuurregel bevat een duidelijke omschrijving, het aantal of de omvang, en de prijs per eenheid exclusief BTW. Wees specifiek: “Webdesign, 8 uur à € 75,00” is bruikbaarder dan “Werkzaamheden”. Geef je korting, dan vermeld je die apart of verwerk je die in de eenheidsprijs. Voor onkostenvergoedingen, zoals reiskosten of materiaal, maak je een eigen regel.

Stap 6: bereken de BTW per tarief

Tel per BTW-tarief de bedragen exclusief BTW bij elkaar op en bereken daarover de BTW. Op de factuur staan dan het bedrag exclusief BTW per tarief, het toepasselijke tarief (21%, 9% of 0%) en het te betalen BTW-bedrag in euro’s. Daarna volgt het totaalbedrag inclusief BTW. Twijfel je over de formule? Gebruik de BTW-rekenmachine en lees welk tarief waar geldt in het overzicht van de BTW-tarieven.

Stap 7: vermeld je betaalvoorwaarden

Zet op de factuur binnen hoeveel dagen je klant moet betalen, op welk IBAN en onder welke omschrijving (meestal het factuurnummer). Spreek je niets af, dan is de betalingstermijn tussen ondernemers 30 dagen. De maximale termijn voor bedrijven onderling is 60 dagen. Meer hierover lees je in de gids over de betalingstermijn.

Checklist: dit controleer je voordat je de factuur verstuurt

• Staat je volledige naam en adres op de factuur, met KVK-nummer en BTW-id?
• Is het factuurnummer uniek en volgt het op het vorige nummer?
• Kloppen factuurdatum en leverdatum?
• Staan de naam en het adres van je klant er volledig en correct op?
• Is elke regel duidelijk omschreven, met aantal en prijs per eenheid exclusief BTW?
• Staat per tarief het bedrag exclusief BTW, het tarief en het BTW-bedrag vermeld?
• Klopt het totaalbedrag en heb je goed afgerond op hele centen?
• Staan betaaltermijn, IBAN en betaalreferentie erop?
• Heb je een kopie bewaard in je administratie?

Welke manier van factureren past bij jou?

Er zijn grofweg drie manieren om facturen te maken. Wat het beste werkt hangt af van hoeveel facturen je per maand verstuurt en hoeveel zekerheid je wilt.

Voor veel zzp’ers en kleine bedrijven is een online factuurtool (een factuurgenerator) het beste evenwicht: minder rekenwerk, minder fouten en toch geen zware boekhoudsoftware. Met Factuur Maker maak je gratis een factuur met BTW, KVK-nummer en IBAN en download je hem direct als PDF. Meer over sjablonen lees je op de pagina over de factuur template, en hoe je je factuur als PDF downloadt bij gratis factuur PDF. Probeer hieronder hoe dat werkt; je factuur rekent zelf mee.

Veelgemaakte fouten bij het maken van een factuur

• Geen of dubbel factuurnummer. Een nummer mag maar één keer voorkomen. Een factuur zonder correct nummer kan er bij een controle toe leiden dat je klant de BTW niet mag aftrekken.
• BTW-id vergeten of KVK-nummer weggelaten. Beide horen op de factuur als je ze hebt.
• Prijs inclusief en exclusief door elkaar. Vermeld op de factuur de eenheidsprijs exclusief BTW en maak het totaal inclusief BTW duidelijk zichtbaar.
• Verkeerd BTW-tarief. Het standaardtarief is 21%, maar voor bepaalde producten en diensten geldt 9% of 0%.
• Te laat factureren. De uiterlijke termijn is de 15e dag van de maand na de levering.
• Vage omschrijving. Een klant die niet begrijpt waarvoor er wordt betaald, betaalt later.

Factuur versturen: PDF, e-mail en e-factuur

De meeste ondernemers sturen hun factuur als PDF per e-mail. Dat is toegestaan; ook een elektronische factuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een papieren factuur. Stuur je een factuur via een geautomatiseerd systeem (een e-factuur in een gestructureerd formaat), dan heb je daarvoor de instemming van je klant nodig. Lever je aan de overheid, dan zijn PDF-facturen meestal niet meer voldoende en verstuur je een e-factuur.

Zet in je e-mail het factuurnummer en de vervaldatum in de onderwerpregel of de eerste zin. Dat helpt de boekhouding van je klant je betaling sneller te koppelen.

Na het versturen: administratie en bewaren

Een verstuurde factuur hoort in je administratie: je verwerkt hem in je boekhouding en in je BTW-aangifte over het juiste tijdvak. Bewaar facturen daarna zeven jaar. In sommige gevallen, zoals bij onroerende zaken, is de bewaartermijn tien jaar. Alles wat je daarover moet weten staat in de gids over facturen bewaren.

Merk je later een fout op? Corrigeer dan niet zomaar de oorspronkelijke factuur, maar maak een creditnota en stuur zo nodig een nieuwe, juiste factuur.

Factuur maken als zzp’er of kleine ondernemer

Ben je zzp’er, dan gelden dezelfde factuureisen als voor grotere bedrijven. Bijzonder is wel dat je misschien gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR), waarbij je geen BTW rekent. Wat je dan op de factuur zet, lees je in de gids factuur maken als zzp’er en in de uitleg over de kleineondernemersregeling.

Samenvatting

Een goede factuur is volledig, uniek genummerd, tijdig verstuurd en duidelijk over wat en wanneer je klant moet betalen. Neem de zeven stappen en de checklist over en je hebt in een paar minuten een factuur die voldoet aan de regels. Wil je dat het rekenwerk en de nummering vanzelf gaan? Maak dan gratis een account en maak je eerste factuur.