BTW berekenen: excl. en incl. BTW uitgelegd

BTW berekenen: de drie formules die je nodig hebt

Bijna elke BTW-berekening komt neer op een van de onderstaande drie formules. Voor het standaardtarief van 21% is de factor 1,21, voor het verlaagde tarief van 9% is de factor 1,09.

Gratis BTW-rekenmachine

Vul een bedrag in, kies of het exclusief of inclusief BTW is en kies het tarief. De rekenmachine toont direct het bedrag exclusief BTW, het BTW-bedrag en het bedrag inclusief BTW.

Van bedrag exclusief naar inclusief BTW

Je hebt een prijs exclusief BTW en wilt weten wat je klant betaalt. Vermenigvuldig het bedrag met 1,21 of 1,09.

Bij het verlaagde tarief werkt het hetzelfde. Een boek van € 20,00 exclusief BTW kost met 9% BTW € 20,00 × 1,09 = € 21,80.

Voorbeeldbedragen bij 21% BTW

Voorbeeldbedragen bij 9% BTW

Van bedrag inclusief naar exclusief BTW

Je kent de prijs inclusief BTW, bijvoorbeeld een winkelprijs of een bedrag dat je klant heeft afgesproken, en wilt het bedrag exclusief BTW weten. Deel het bedrag door 1,21 of 1,09.

Een tweede voorbeeld: € 199,00 inclusief 21% BTW is € 164,46 exclusief BTW, met € 34,54 BTW.

De meest gemaakte fout: 21% van het totaal aftrekken

Veel mensen halen bij een bedrag inclusief BTW simpelweg 21% eraf. Dat geeft een verkeerd antwoord. 21% van € 1.000,00 is € 210,00, maar de werkelijke BTW in dat bedrag is € 173,55. Dat komt doordat de 21% is berekend over het bedrag exclusief BTW, en niet over het totaal. Gebruik daarom altijd de deling door 1,21, of vermenigvuldig het totaal met 21/121 (ongeveer 0,1736) om de BTW rechtstreeks te vinden.

BTW berekenen bij meerdere tarieven op één factuur

Heb je op één factuur regels met verschillende tarieven, dan tel je de bedragen per tarief bij elkaar op en bereken je de BTW per tarief. Je factuur toont per tarief het bedrag waarover BTW is berekend en het BTW-bedrag zelf.

Een volledig uitgewerkte factuur met deze berekening vind je bij ons factuur voorbeeld.

Afronden: op hele centen

Bedragen op een factuur vermeld je in hele centen. Bereken de BTW per tarief over het totaalbedrag exclusief BTW van dat tarief en rond het resultaat af op twee decimalen. Reken je per regel af, dan kunnen er door afrondingsverschillen centen afwijken van de berekening over het totaal. Een rekentool of factuurprogramma dat de BTW per tarief berekent voorkomt zulke verschillen.

BTW-bedragen invullen op de factuur

Op een factuur vermeld je de prijs per eenheid exclusief BTW, het toepasselijke BTW-tarief en het te betalen BTW-bedrag in euro’s. Dat hoort bij de factuureisen. Het totaalbedrag inclusief BTW is het bedrag dat je klant betaalt.

Werk je liever vanuit prijzen inclusief BTW, bijvoorbeeld omdat je klant een eindprijs heeft afgesproken? Dat kan. Reken dan per regel terug naar het bedrag exclusief BTW en zet dat op de factuur. In Factuur Maker vul je prijzen inclusief BTW in en zet het systeem het bedrag exclusief BTW en de BTW-specificatie automatisch op de factuur.

Wat gebeurt er met de BTW die je ontvangt?

De BTW die je aan je klanten berekent is niet van jou. Je draagt die af aan de Belastingdienst via je BTW-aangifte. Daarvan mag je de BTW aftrekken die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten en investeringen (voorbelasting). Het verschil betaal je aan de Belastingdienst, of je krijgt het terug als je meer voorbelasting hebt dan ontvangen BTW.

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan reken je geen BTW en draag je dus ook niets af, maar kun je ook geen BTW over je kosten aftrekken.

BTW 0% en geen BTW

Bij 0% is het BTW-bedrag € 0,00 en zijn het bedrag exclusief en inclusief BTW gelijk. Het 0%-tarief geldt in bepaalde situaties zoals export buiten de EU. Bij BTW verlegd reken je geen BTW en staat het BTW-bedrag niet op de factuur. Voor een overzicht van alle tarieven zie de gids over de BTW-tarieven.

BTW berekenen in Excel of Google Sheets

Reken je met een spreadsheet? Met deze formules werk je snel en zonder fouten. Stel dat het bedrag in cel A2 staat.

In een Nederlandse versie van Excel gebruik je een komma als decimaalteken en een puntkomma tussen de argumenten. De functie ROUND(…;2) rondt af op hele centen.

BTW berekenen als je korting geeft

Geef je korting, dan bereken je de BTW over het bedrag na korting. Een dienst van € 800,00 exclusief BTW met 10% korting wordt € 720,00. De BTW is dan € 720,00 × 21% = € 151,20 en het totaal € 871,20. Reken je de BTW per abuis over het bedrag vóór korting, dan vraag je te veel BTW aan je klant en draag je te veel af.

BTW over doorberekende kosten

Reken je kosten door, zoals reiskosten of materiaal? Dan hanteer je daarover in de regel hetzelfde BTW-tarief als over de dienst of het product waar ze bij horen. Zet ze wel op een aparte factuurregel, zodat je klant kan zien wat waarvoor is. Twijfel je over het tarief, controleer het dan bij de Belastingdienst of je boekhouder.

Tips om fouten te voorkomen

• Kies eerst of je uitgaat van een bedrag exclusief of inclusief BTW, en houd dat op de hele factuur vol.
• Controleer het tarief per regel: dienst, product en onkosten kunnen een ander tarief hebben.
• Rond af op twee decimalen en controleer of excl. plus BTW gelijk is aan het totaal.
• Zet op de factuur het bedrag exclusief BTW, het tarief en het BTW-bedrag, en niet alleen het totaal.