Factuur voorbeeld: zo ziet een correcte factuur eruit

Factuur voorbeeld: volledig uitgewerkt

Onderstaand voorbeeld is een fictieve factuur van “Studio Voorbeeld” aan “Bakkerij De Molen”. Alle namen, nummers en bedragen zijn verzonnen. Je kunt de opbouw als sjabloon gebruiken voor je eigen facturen.

Deel 1: de afzender en de factuurgegevens

• Van: Studio Voorbeeld, Kerkstraat 1, 1234 AB Amsterdam
• KVK-nummer: 12345678
• BTW-identificatienummer: NL123456789B01
• E-mail: info@studio-voorbeeld.nl
• Factuurnummer: FAC-2026-0042
• Factuurdatum: 19 september 2026
• Leverdatum: 12 september 2026
• Vervaldatum: 19 oktober 2026 (betaaltermijn 30 dagen)

Deel 2: de klant

• Aan: Bakkerij De Molen, t.a.v. de heer of mevrouw Jansen
• Adres: Havenweg 12, 2345 CD Rotterdam

Deel 3: de factuurregels

Deel 4: de totalen

Deel 5: de betaalgegevens

Wij verzoeken je het totaalbedrag van € 799,85 vóór 19 oktober 2026 over te maken op IBAN NL00 BANK 0123 4567 89 ten name van Studio Voorbeeld, onder vermelding van factuurnummer FAC-2026-0042.

Uitleg per onderdeel

• Afzendergegevens en nummers. De Belastingdienst wil dat je klant kan zien wie de factuur heeft uitgereikt. Naam, adres, KVK-nummer en BTW-id horen daarbij.
• Factuurnummer. Uniek en opeenvolgend. Zie de gids over het factuurnummer.
• Factuurdatum en leverdatum. De factuurdatum is de dag van uitreiken. De leverdatum noem je als die anders is. De factuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering worden uitgereikt.
• Klantgegevens. Naam en adres van degene aan wie je factureert. Bij verlegging van BTW voeg je het BTW-id van de klant toe.
• Factuurregels. Per regel een duidelijke omschrijving, het aantal, de prijs per eenheid exclusief BTW en het BTW-tarief.
• BTW-overzicht. Per tarief het bedrag waarover BTW is berekend en het BTW-bedrag zelf, in euro’s.
• Totaal. Het totaalbedrag inclusief BTW is het getal dat je klant betaalt. Maak het opvallend.
• Betaalgegevens. Vervaldatum, IBAN en betaalreferentie. Geen wettelijke BTW-eis, wel de snelste weg naar je geld.

Zo is de berekening opgebouwd

De regel voor advieswerk en reiskosten valt in het standaardtarief van 21%, het boek in het verlaagde tarief van 9%. Daarom staan er twee BTW-regels onder de factuur:

1. Bedragen met 21%: € 600,00 + € 25,00 = € 625,00. BTW: € 625,00 × 21% = € 131,25.
2. Bedragen met 9%: € 40,00. BTW: € 40,00 × 9% = € 3,60.
3. Totaal BTW: € 131,25 + € 3,60 = € 134,85.
4. Totaal inclusief BTW: € 665,00 + € 134,85 = € 799,85.

Meer over de formules vind je in de gids BTW berekenen en over het juiste tarief in de gids over de BTW-tarieven.

Klik op een onderdeel en zie waar het staat

Hieronder zie je een vereenvoudigde factuur. Klik op een onderdeel in de lijst en de bijbehorende plek licht op de factuur op.

Factuur voorbeeld voor verschillende situaties

De opbouw blijft hetzelfde, maar in een paar situaties verandert de tekst onderaan je factuur.

Factuur zonder BTW (KOR)

Gebruik je de kleineondernemersregeling? Dan reken je geen BTW en zet je geen BTW-tarief of BTW-bedrag op de factuur. Volgens KVK staat er dan bijvoorbeeld de tekst: “Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB”. Alles over deze regeling staat in de gids over de kleineondernemersregeling.

Factuur met BTW verlegd

Bij verlegging reken je geen BTW, maar vermeld je “btw verlegd” en het BTW-identificatienummer van je afnemer. Bijvoorbeeld: “BTW verlegd naar NL987654321B01”. Zie de gids over BTW verlegd.

Factuur voor uren (zzp)

Voor dienstverlening zet je per regel de omschrijving, het aantal uren en het uurtarief exclusief BTW. Noem de periode waarin je hebt gewerkt als die afwijkt van de factuurdatum. Meer tips vind je in de gids factuur maken als zzp’er.

Creditnota

Wil je een bedrag terugboeken of een fout corrigeren? Dan stuur je een creditnota met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Zie de gids over de creditnota.

Meer voorbeelden: korting, termijnfactuur en particuliere klant

Voorbeeld met korting

Je geeft je klant 10% korting op de uren. Toon de korting apart, zodat duidelijk is wat de oorspronkelijke prijs was. De BTW bereken je over het bedrag na korting.

Voorbeeld van een termijnfactuur (aanbetaling)

Bij een project van € 5.000,00 exclusief BTW spreek je af dat je klant 30% vooraf betaalt. Je stuurt dan een factuur voor de eerste termijn en later een factuur voor het restant.

Noem op elke termijnfactuur het projectnummer of de offerte waar de termijn bij hoort, en houd de nummering doorlopend: de tweede termijn krijgt een eigen factuurnummer.

Voorbeeld voor een particuliere klant

Voor een particulier laat je het bedrag inclusief BTW goed zien. Een fotograaf brengt € 200,00 exclusief BTW in rekening. De BTW is € 42,00 en het totaal € 242,00. De factuur toont alle drie de bedragen, met het totaalbedrag prominent in beeld.

Controleer je eigen factuur op deze 5 punten

1. Tel de regels na: is de som gelijk aan het subtotaal?
2. Klopt de BTW per tarief? Zie de gids BTW berekenen.
3. Is het totaal gelijk aan het subtotaal plus de BTW?
4. Komen factuurnummer, IBAN en bedrag overeen met je administratie?
5. Zijn de gegevens van je klant volledig en juist gespeld?

Tips voor een professionele factuur

• Zet het totaalbedrag en de vervaldatum zo neer dat ze in één oogopslag te vinden zijn.
• Gebruik altijd dezelfde opbouw, zodat je klant direct weet waar alles staat.
• Kies een omschrijving die je klant kan koppelen aan een offerte, bestelling of opdracht.
• Stuur de factuur als PDF, zodat de opmaak op elk apparaat gelijk blijft.
• Vermeld je betaaltermijn en stuur op tijd een herinnering: zie de gids over de betalingstermijn.

Zelf een factuur maken zonder Word of Excel

In Factuur Maker vul je je bedrijfsgegevens één keer in. Daarna kies je een klant, voeg je regels toe met aantal, prijs en BTW-tarief en download je de factuur als PDF met precies de opbouw uit dit voorbeeld. Het factuurnummer telt vanzelf door en de BTW rekent mee. Zoek je een sjabloon? Lees dan de pagina over de factuur template of maak direct een gratis factuur PDF.