Creditnota maken: wanneer, hoe en wat moet erop staan?

Wat is een creditnota?

Een creditnota (ook wel creditfactuur) is het tegenovergestelde van een factuur. Waar een factuur een bedrag in rekening brengt, schrijft een creditnota een bedrag terug: je verlaagt daarmee de vordering die je op je klant hebt. De Belastingdienst rekent de creditnota tot de facturen met aangepaste regels: het is een wijziging van de oorspronkelijke factuur.

Je gebruikt een creditnota om een verstuurde factuur te corrigeren zonder de oorspronkelijke factuur aan te passen. Zo blijft je administratie sluitend: de eerste factuur, de correctie en eventueel de nieuwe factuur staan alle drie zichtbaar in je boeken.

Wanneer maak je een creditnota?

Typische situaties:

• Fout op de factuur. Er staat een verkeerd bedrag, tarief, klantnaam of aantal op.
• Retour of annulering. Je klant stuurt producten terug of annuleert een dienst.
• Korting achteraf. Je geeft alsnog een korting, bijvoorbeeld voor een vertraagde oplevering of vanwege een klacht.
• Dubbele factuur. Je hebt per ongeluk twee keer gefactureerd.
• Te veel gefactureerd. Het werkelijke aantal uren of stuks bleek lager dan gefactureerd.

Heb je de factuur nog niet verstuurd, dan hoef je geen creditnota te maken: je kunt een conceptfactuur nog aanpassen. Heb je hem wel verstuurd, dan corrigeer je altijd met een creditnota. Verwijder of overschrijf nooit een verstuurde factuur; het factuurnummer is dan al in omloop en moet in je administratie blijven staan. Meer daarover lees je in de gids over het factuurnummer.

Wat moet er op een creditnota staan?

De creditnota bevat dezelfde soort gegevens als een gewone factuur, aangevuld met een duidelijke verwijzing naar wat je corrigeert. Gebruikelijk:

• de titel “Creditnota” (of “Creditfactuur”), zodat niemand het voor een betaalverzoek aanziet;
• een eigen, unieke nummer, in dezelfde reeks als je facturen of in een aparte reeks;
• de datum van de creditnota;
• een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, met nummer en datum;
• je eigen gegevens en die van je klant, zoals op de oorspronkelijke factuur (naam, adres, BTW-id, KVK-nummer);
• de gecorrigeerde regels, met negatieve bedragen;
• de BTW per tarief, eveneens negatief;
• het totaalbedrag dat je terugboekt;
• de reden van de correctie (aanbevolen).

De factuureisen blijven het uitgangspunt: het bedrag exclusief BTW, het tarief en het BTW-bedrag moeten uit de creditnota blijken.

Voorbeeld van een creditnota

Stel dat je op factuur FAC-2026-0042 per ongeluk 10 uur hebt gefactureerd terwijl je 8 uur hebt gewerkt. Je corrigeert dat met een creditnota voor 2 uur.

• Creditnota: CN-2026-0003
• Datum: 25 september 2026
• Betreft: factuur FAC-2026-0042 van 19 september 2026

Je klant hoeft dus € 181,50 minder te betalen dan op de oorspronkelijke factuur stond. Heeft je klant de factuur al volledig betaald, dan betaal je dit bedrag terug of verreken je het met een volgende factuur.

Creditnota maken in 6 stappen

1. Zoek de oorspronkelijke factuur op en bepaal wat er precies moet worden gecorrigeerd.
2. Bepaal of je het hele bedrag of een deel terugboekt.
3. Maak de creditnota met een eigen nummer en verwijs naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur.
4. Zet de bedragen en de BTW als negatieve bedragen.
5. Stuur de creditnota naar je klant, en, als er iets moet worden aangepast, een nieuwe, juiste factuur.
6. Verwerk de creditnota in je administratie en in je BTW-aangifte.

Creditnota of nieuwe factuur?

Vaak gebruik je beide. Zit er een fout in een factuur, dan maak je twee documenten:

1. een creditnota die de foute factuur volledig terugboekt;
2. een nieuwe factuur met de juiste gegevens en een nieuw factuurnummer.

Is er alleen een deel te veel gefactureerd, dan volstaat een gedeeltelijke creditnota, zoals in het voorbeeld hierboven. Kies je voor de aanpak met twee documenten, dan is de administratie het meest transparant, en kan je klant precies zien wat er is veranderd.

BTW bij een creditnota

Met een creditnota corrigeer je ook de BTW. Je hebt die BTW eerder afgedragen over de oorspronkelijke factuur en corrigeert dat nu. Volgens de Belastingdienst kun je bij een creditfactuur de BTW over de korting verrekenen in je BTW-aangifte. In de regel verwerk je de correctie in je aangifte over het tijdvak waarin je de creditnota uitreikt. Bij leveringen of diensten naar andere EU-landen corrigeer je ook je opgaaf ICP over dat tijdvak.

Niet-betaalde facturen: creditnota of niet?

Heeft je klant een factuur niet betaald, dan is dat geen reden voor een creditnota. De vordering blijft bestaan; zie de gids over de betalingstermijn voor de stappen bij een uitblijvende betaling. In bepaalde gevallen kun je de BTW terugvragen over een factuur die je klant definitief niet betaalt. De Belastingdienst heeft daarvoor aparte regels.

Creditnota en je administratie

Bewaar zowel de oorspronkelijke factuur, de creditnota als de eventuele nieuwe factuur. Alle drie horen bij je administratie en moeten zeven jaar worden bewaard. Zie de gids over facturen bewaren.

Voorbeeld: volledig crediteren met een nieuwe factuur

Je hebt factuur FAC-2026-0050 gestuurd voor € 1.000,00 exclusief BTW (BTW € 210,00, totaal € 1.210,00), maar het juiste bedrag was € 900,00. Je corrigeert in twee stappen: eerst crediteer je de hele factuur, dan stuur je een nieuwe.

Per saldo betaalt je klant € 1.089,00. Het voordeel van deze aanpak is dat voor jou en je klant volledig traceerbaar is wat er is gebeurd.

Wat doet je klant met een creditnota?

Een zakelijke klant die de BTW op je oorspronkelijke factuur heeft afgetrokken, moet die aftrek corrigeren als jij de factuur crediteert. Stuur de creditnota daarom tijdig en verwijs duidelijk naar de oorspronkelijke factuur. Dan kan de boekhouding van je klant de correctie netjes verwerken.

Creditnota, korting of terugbetaling?

• Heb je een fout gemaakt? Maak een creditnota, en eventueel een nieuwe factuur.
• Geef je een korting achteraf? Gebruik ook dan een creditnota, zodat de BTW klopt.
• Heeft je klant al betaald? Betaal het bedrag van de creditnota terug of verreken het met een volgende factuur, en leg dat vast.
• Heeft je klant nog niet betaald? Dan hoeft je klant alleen het gecorrigeerde bedrag te betalen.

Veelgemaakte fouten

• De oorspronkelijke factuur aanpassen of verwijderen. Een verstuurde factuur laat je staan.
• De verwijzing naar de oorspronkelijke factuur vergeten. Zonder verwijzing is de creditnota niet te herleiden.
• Positieve bedragen op de creditnota. Een creditnota heeft negatieve bedragen.
• BTW niet corrigeren. Verwerk de BTW-correctie in je aangifte.
• Geen eigen nummer. Ook een creditnota heeft een uniek nummer.

Samenvatting

Een creditnota is de nette manier om een verstuurde factuur te corrigeren: eigen nummer, verwijzing naar het origineel, negatieve bedragen en een BTW-correctie in je aangifte. Zo blijft je administratie kloppend en controleerbaar.