Betalingstermijn en betalingsherinnering: regels en tips

Welke betalingstermijn geldt er?

De betalingstermijn is de periode waarbinnen je klant je factuur moet betalen. Je spreekt die zelf af, bijvoorbeeld in je offerte, je algemene voorwaarden of op de factuur. Volgens Ondernemersplein geldt:

• Is er geen betalingstermijn afgesproken, dan is de betalingstermijn 30 dagen.
• De maximale betalingstermijn tussen bedrijven is 60 dagen. Een langere termijn is alleen mogelijk in uitzonderingsgevallen, als die aantoonbaar voor beide partijen voordelig is.

Als zzp’er of kleine ondernemer kies je vaak voor 14 of 30 dagen. Hoe korter de termijn, hoe eerder je geld binnen is. Houd wel rekening met wat gebruikelijk is in jouw branche en met je klant: grote opdrachtgevers hanteren soms vaste betaalcycli.

Wanneer gaat de betalingstermijn in?

De termijn begint in de regel op de factuurdatum. Zet daarom altijd de factuurdatum én de vervaldatum op je factuur, bijvoorbeeld “Factuurdatum 19 september 2026, te betalen vóór 19 oktober 2026”. Zo is er geen discussie over de dag waarop je klant in verzuim raakt. Zie het factuur voorbeeld voor een uitgewerkte opzet.

Wat schrijf je op de factuur over betaling?

Een duidelijke betaalregel voorkomt vragen. Bijvoorbeeld:

“Wij verzoeken je het totaalbedrag van € 799,85 uiterlijk 19 oktober 2026 over te maken op NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Studio Voorbeeld, onder vermelding van factuurnummer FAC-2026-0042. Bij te late betaling zijn wij gerechtigd wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen.”

De laatste zin is niet zomaar een formule. Volgens Ondernemersplein moet je je klant laten weten dat je wettelijke rente berekent wanneer de betaaldatum verloopt. Zet dit dus in je offerte, algemene voorwaarden of op je factuur.

Wettelijke rente bij te late betaling

Betaalt je zakelijke klant niet op tijd, dan mag je wettelijke rente voor handelstransacties berekenen. Die rente wordt vastgesteld op basis van de rente van de Europese Centrale Bank, verhoogd met 8 procentpunten, en per 1 januari en 1 juli aangepast. Volgens Rijksoverheid.nl is de wettelijke rente voor handelstransacties sinds 1 juli 2026 10,4% op jaarbasis. Controleer de actuele stand op de website van de Rijksoverheid, omdat het percentage halfjaarlijks verandert.

Betalingsherinnering en aanmaning

Voorbeeldteksten voor elke stap vind je op de pagina betalingsherinnering. Wat je precies doet als je klant niet betaalt, hangt af van de klant:

• Zakelijke klant. Je bent volgens Ondernemersplein niet verplicht eerst een herinnering te sturen; je kunt de incassoprocedure uit je algemene voorwaarden volgen. Toch is een herinnering verstandig: veel achterstanden zijn een vergissing.
• Particuliere klant. Voordat je incassokosten mag rekenen, moet je een aanmaning sturen waarin je de klant nog 14 dagen de tijd geeft om te betalen.

Handige volgorde:

1. Dag 1 na de vervaldatum: controleer of de betaling niet binnen is en of de factuur is ontvangen.
2. Dag 3 tot 7: stuur een vriendelijke herinnering met het factuurbedrag, de vervaldatum en je IBAN.
3. Dag 14: stuur een tweede herinnering of aanmaning, met een nieuwe termijn en de mededeling dat je wettelijke rente en incassokosten kunt berekenen.
4. Daarna: neem telefonisch contact op, en zet zo nodig een incassobureau of deurwaarder in of ga naar de rechter.

Incassokosten: wat mag je rekenen?

Betaalt je klant niet, dan mag je buitengerechtelijke incassokosten rekenen. Volgens Ondernemersplein is de hoogte een percentage van het totaalbedrag, met een minimumbedrag van € 40 (de standaardvergoeding) en een maximumbedrag van € 6.775. Voor de berekening geldt een staffel:

BTW terugvragen bij niet-betaalde facturen

Betaalt je klant een factuur definitief niet, dan heb je de BTW al aan de Belastingdienst afgedragen. Onder voorwaarden kun je die BTW terugvragen. De Belastingdienst heeft daarvoor aparte regels voor niet-betaalde facturen; raadpleeg die voordat je een verzoek indient. Een creditnota is hiervoor niet de juiste weg, zie de gids over de creditnota.

Voorbeeld van betalingsvoorwaarden

Zet je betalingsvoorwaarden in je offerte of algemene voorwaarden, zodat je klant er vooraf mee akkoord is. Een voorbeeld:

“Facturen worden betaald binnen 14 dagen na factuurdatum. Bij overschrijding van de betalingstermijn is de klant van rechtswege in verzuim en is de klant de wettelijke handelsrente verschuldigd over het openstaande bedrag. Alle redelijke kosten voor het innen van de vordering, waaronder buitengerechtelijke incassokosten, komen voor rekening van de klant.”

Wees redelijk: kies een termijn die past bij je branche en bij je klant. 60 dagen is het wettelijke maximum tussen bedrijven, niet de norm.

Een betalingsregeling treffen

Betaalt je klant niet omdat er tijdelijk geen geld is? Dan kan een betalingsregeling een goede uitkomst zijn: je spreekt af dat het bedrag in termijnen wordt betaald. Leg de afspraak schriftelijk vast, met bedragen, data en de gevolgen als een termijn wordt gemist. Zo houd je een goede relatie en hoef je de vordering niet te incasseren.

Debiteurenbeheer: houd overzicht

Een overzicht van openstaande facturen (debiteuren) is de basis van goed betalingsbeheer. Bekijk het wekelijks: welke facturen zijn vervallen, welke herinnering is gestuurd en welke afspraken zijn gemaakt? Noteer de datum en het resultaat van elk contact. Dat helpt als je uiteindelijk een incassobureau of de rechter nodig hebt, omdat je dan kunt aantonen welke stappen je hebt gezet.

Verjaring: hoelang kun je een factuur nog innen?

Een vordering verjaart in de regel na vijf jaar. Wacht dus niet te lang met innen. Met een aanmaning of andere handeling waarmee je de verjaring stuit, gaat de termijn opnieuw lopen. Dat is juridisch technisch: laat je bij grote bedragen adviseren door een jurist.

Zo krijg je sneller betaald

• Factureer meteen na de levering, of uiterlijk op de 15e dag van de maand erna, zie de gids over de factuureisen.
• Maak de factuur volledig en duidelijk. Een onduidelijke factuur wordt later betaald: zie de gids factuur maken.
• Kies een korte termijn en zet de vervaldatum in de e-mail.
• Vraag een aanbetaling bij grote of langlopende opdrachten, of factureer in termijnen.
• Stuur automatisch herinneringen en houd een overzicht van openstaande facturen bij.
• Controleer nieuwe klanten voordat je op rekening levert.
• Zet je voorwaarden in je offerte en laat ze accepteren.

Klant betaalt niet: stappenplan in het kort

1. Controleer of de factuur juist is en is ontvangen.
2. Stuur een herinnering.
3. Stuur een aanmaning met een laatste termijn.
4. Bereken wettelijke rente en incassokosten als je dat hebt aangekondigd.
5. Schakel een incassobureau, deurwaarder of jurist in als de klant blijft weigeren.
6. Overweeg BTW terug te vragen als de vordering oninbaar blijkt.