Factuur zonder BTW: wanneer mag het en wat zet je erop?

Wanneer mag je een factuur zonder BTW sturen?

BTW weglaten omdat je klant er geen zin in heeft, mag niet: BTW is geen keuze. Toch zijn er een aantal situaties waarin je terecht een factuur zonder BTW maakt. Het gaat om vier hoofdsituaties:

1. Je doet mee aan de kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent geen BTW en draagt geen BTW af.
2. De BTW is verlegd. De afnemer geeft de BTW zelf aan, bijvoorbeeld bij diensten aan een ondernemer in een ander EU-land.
3. Je activiteit is vrijgesteld van BTW. Bijvoorbeeld bepaalde zorg, onderwijs of het verhuren van woonruimte.
4. Het nultarief geldt. Bijvoorbeeld bij export naar een land buiten de EU.

Het is belangrijk dat je de juiste situatie kiest en dat op de factuur zet. Een factuur zonder BTW en zonder reden roept vragen op, en bij een controle kan de Belastingdienst alsnog BTW van je naheffen.

Overzicht: situatie, vermelding en gids

1. Factuur zonder BTW met de KOR

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan bereken je geen BTW aan je klanten. Je omzet is dan maximaal € 20.000 per kalenderjaar. Volgens KVK ben je niet verplicht een factuur uit te reiken, maar je mag dat wel, en zakelijke klanten verwachten er meestal een. Op zo’n factuur:

• vermeld je geen BTW-percentage en geen BTW-bedrag;
• vermeld je dat een vrijstelling van toepassing is.

Gebruik een oplopend factuurnummer, ook als je in de KOR zit. Een uitgebreide uitleg met voor- en nadelen en een rekenvoorbeeld vind je in de gids over de kleineondernemersregeling.

2. Factuur zonder BTW bij verlegging

Bij verlegging zet je geen BTW op de factuur, maar geef je de reden aan: je vermeldt “btw verlegd” en het BTW-identificatienummer van je afnemer. Je eigen BTW-id hoort er ook op. De afnemer neemt de BTW op in de eigen aangifte. Dit geldt onder meer voor diensten aan ondernemers in andere EU-landen en voor een aantal binnenlandse situaties, zoals onderaanneming in de bouw.

Controleer altijd het BTW-id van je afnemer: als onduidelijk is wie je afnemer is, heb je de regeling ten onrechte toegepast. De hele werkwijze staat in de gids over BTW verlegd.

3. Factuur zonder BTW bij een vrijgestelde activiteit

Voor sommige activiteiten geldt een BTW-vrijstelling, zoals bepaalde zorg, onderwijs en het verhuren van woonruimte. Je rekent dan geen BTW, maar je mag de BTW op je kosten ook niet aftrekken. Vermeld op de factuur dat een vrijstelling geldt. Welke activiteiten precies zijn vrijgesteld, hangt af van de wet; raadpleeg de Belastingdienst of je boekhouder als je twijfelt.

4. Factuur zonder BTW bij het nultarief

Bij het nultarief zet je op de factuur 0% als tarief en € 0,00 als BTW-bedrag. Het verschil met een vrijstelling: bij het nultarief mag je de BTW op je kosten wel aftrekken. Voorbeelden zijn export buiten de EU en internationaal personenvervoer. Lees het verschil terug in de gids over de BTW-tarieven.

Factuur zonder BTW aan een particulier of aan een klant in het buitenland

Twee veelvoorkomende situaties:

• Particulier in Nederland. Hier geldt gewoon BTW, tenzij je in de KOR zit of je activiteit is vrijgesteld. Een particulier heeft dus geen aanleiding voor een factuur zonder BTW.
• Klant in het buitenland. Ben je zakelijk actief met een ondernemer in een ander EU-land, dan is de BTW bij diensten vaak verlegd. Bij export buiten de EU kan het nultarief gelden. Voor particulieren in andere landen gelden andere regels.

Wat moet er verder op de factuur staan?

Ook zonder BTW blijft de factuur een factuur. Naast de vermelding waarom er geen BTW op staat, zet je erop:

• naam en adres van jou en je klant;
• je KVK-nummer en (indien van toepassing) je BTW-id;
• een uniek, opeenvolgend factuurnummer;
• factuurdatum en, als die afwijkt, de leverdatum;
• een duidelijke omschrijving met hoeveelheid;
• het bedrag;
• betaalgegevens.

Zie de gids over de factuureisen voor de volledige lijst en het factuur voorbeeld voor een ingevulde factuur.

Veelgemaakte fouten bij een factuur zonder BTW

• BTW weglaten zonder reden. Vermeld altijd waarom er geen BTW op de factuur staat.
• De KOR toepassen zonder aanmelding. Je mag alleen geen BTW rekenen als de Belastingdienst je deelname heeft bevestigd.
• BTW verleggen zonder het BTW-id van je afnemer te controleren. Controleer het in VIES en bewaar het resultaat.
• Verwarring tussen 0% en vrijgesteld. Bij vrijstelling mag je de BTW op je kosten niet aftrekken.
• BTW op de factuur vermelden en toch niet afdragen. Staat er BTW op je factuur, dan moet je die afdragen.

Beslisboom: welke situatie past bij jou?

Beantwoord deze vragen om te zien welke vermelding bij jou hoort:

1. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan bereken je geen BTW en vermeld je dat een vrijstelling geldt.
2. Lever je aan een ondernemer die de BTW zelf aangeeft (verlegging)? Dan vermeld je “btw verlegd” en het BTW-id van je afnemer.
3. Is jouw activiteit wettelijk vrijgesteld van BTW? Dan vermeld je dat een BTW-vrijstelling van toepassing is.
4. Exporteer je goederen buiten de EU of gaat het om een ander geval met het nultarief? Dan gebruik je 0%.
5. Geen van deze situaties? Dan bereken je gewoon 21%, 9% of 0% BTW, afhankelijk van wat je levert. Zie BTW-tarieven.

Voorbeeldteksten per situatie

• KOR: “Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB.” (voorbeeldtekst van KVK)
• BTW verlegd: “BTW verlegd naar: NL987654321B01.”
• Vrijstelling: “Vrijgesteld van BTW.”, aangevuld met de wettelijke grondslag die voor jouw activiteit geldt.
• Nultarief: BTW-tarief 0% en BTW-bedrag € 0,00.

Controleer voor je eigen situatie welke tekst je precies moet gebruiken bij de Belastingdienst of je boekhouder.

Factuur zonder BTW en je BTW-aangifte

Een factuur zonder BTW heeft ook gevolgen voor je aangifte. Doe je mee aan de KOR, dan doe je in de regel geen BTW-aangifte meer. Bij verlegging geef je je omzet aan in de daarvoor bedoelde rubriek, en bij diensten aan EU-ondernemers ook in de opgaaf ICP. Bij vrijgestelde activiteiten en het nultarief gelden weer andere regels voor de aftrek van BTW op je kosten. Laat je bij twijfel adviseren.

Wat als een klant om een factuur zonder BTW vraagt?

Soms vraagt een klant, vooral een particulier, om een factuur zonder BTW om “goedkoper” uit te zijn. Dat kan niet: BTW is geen onderhandelingsonderdeel. Reken je geen BTW terwijl dat wel had gemoeten, dan kan de Belastingdienst de BTW alsnog bij jou navorderen, terwijl je die niet meer bij je klant kunt terughalen. Reken BTW dus alleen niet als een van de hierboven beschreven situaties echt van toepassing is.

Zo maak je in Factuur Maker een factuur

Met Factuur Maker kies je per factuurregel het tarief 21%, 9% of 0% en download je de factuur als PDF, met KVK-nummer, IBAN en een doorlopend factuurnummer. Bijzondere situaties, zoals de KOR of verlegde BTW, vragen om de juiste vermelding en administratie: bespreek die bij twijfel met je boekhouder, want wij geven geen fiscaal advies.