BTW verlegd: wanneer geldt het en wat zet je op de factuur?

Wat betekent BTW verlegd?

Normaal gesproken rekent de leverancier BTW aan de klant en draagt die af aan de Belastingdienst. Bij verlegging is dat omgedraaid: de verplichting om de BTW aan te geven wordt “verlegd” naar de afnemer. De leverancier zet dus geen BTW op de factuur. De afnemer neemt de BTW op in de eigen BTW-aangifte en trekt die, bij recht op aftrek, meteen weer af als voorbelasting. Voor een BTW-plichtige afnemer is het saldo daarmee meestal nul.

De Belastingdienst beschrijft het zo: je rekent geen BTW, maar vermeldt op de factuur “btw verlegd” en het BTW-identificatienummer van je afnemer. De vergoeding vermeld je per BTW-tarief.

Wanneer geldt de verleggingsregeling?

De regeling geldt in een aantal specifieke situaties. De belangrijkste zijn:

• Diensten aan ondernemers in andere EU-landen. Lever je een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land, dan is de BTW in de regel verlegd naar die klant. Je stuurt een factuur zonder BTW met de vermelding “btw verlegd”.
• Bepaalde binnenlandse situaties. In Nederland geldt verlegging voor een beperkt aantal sectoren en goederen, zoals onderaanneming in de bouw. Werk je in zo’n sector, dan controleer je bij de Belastingdienst of verlegging voor jouw activiteit geldt.
• Diensten aan zakelijke klanten buiten de EU. Hiervoor is Nederlandse BTW meestal niet van toepassing, omdat de dienst niet in Nederland wordt belast. Op de factuur vermeld je dat de dienst niet in Nederland belast is; controleer bij twijfel de regels.

Wat moet er op de factuur staan?

Een factuur met verlegde BTW bevat de gewone gegevens en daarnaast:

1. de vermelding “btw verlegd”;
2. het BTW-identificatienummer van je afnemer, inclusief landcode (bijvoorbeeld NL of DE);
3. je eigen BTW-identificatienummer, dat ook bij verlegging op de factuur hoort;
4. het bedrag exclusief BTW, per tarief;
5. geen BTW-bedrag.

Alles over de basisgegevens lees je in de gids over de factuureisen. Een overzicht van alle situaties waarin je geen BTW op de factuur zet, staat op de pagina factuur zonder BTW. Een voorbeeldregel onderaan de factuur: “BTW verlegd naar: NL987654321B01.”

Zo verwerk je verlegde BTW in je aangifte

Ook jij hebt aangifteverplichtingen als je BTW verlegt:

• Bij verlegging binnen Nederland geef je de omzet aan in je BTW-aangifte onder de rubriek voor leveringen en diensten belast met 0% of niet bij jou belast (rubriek 1e). De afnemer meldt de verlegde BTW in de eigen aangifte (rubriek 2a).
• Bij diensten aan ondernemers in andere EU-landen neem je de omzet op in rubriek 3b van je aangifte en geef je de levering door in de opgaaf ICP (intracommunautaire prestaties).

De rubrieken en de opgaaf kunnen wijzigen en er gelden uitzonderingen. Volg de actuele instructies van de Belastingdienst of laat je boekhouder de aangifte doen.

Controleer altijd het BTW-id van je afnemer

Verleggen mag alleen als je zeker weet wie je afnemer is. De Belastingdienst is daar streng over: als onduidelijk is wie je afnemer is, heb je de verleggingsregeling ten onrechte toegepast en kan de Belastingdienst de BTW alsnog bij jou navorderen. Controleer daarom bij elke nieuwe klant het BTW-id, vooral bij handel met andere EU-landen. Dat kan via het EU-systeem VIES (VAT Information Exchange System). Bewaar het resultaat van de controle in je administratie.

Voorbeeld

Je bent zzp’er en levert een webdesign aan een bedrijf in Duitsland, dat een geldig BTW-id heeft. Het factuurbedrag is € 2.400,00 exclusief BTW.

Op de factuur staat: “BTW verlegd naar: DE123456789”, en jouw eigen BTW-id. In je aangifte neem je de € 2.400,00 op in rubriek 3b en in de opgaaf ICP.

BTW verlegd en de kleineondernemersregeling

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan reken je sowieso geen BTW. Voor sommige situaties met verlegging gelden afzonderlijke regels: de Belastingdienst heeft daarvoor voorbeelden, zoals een onderaannemer in de bouw die de KOR gebruikt. Vraag bij twijfel je boekhouder.

BTW verlegd corrigeren

Heb je per ongeluk BTW berekend waar je had moeten verleggen, of andersom? Corrigeer dat met een creditnota en een nieuwe factuur. Wacht daar niet mee: hoe eerder je corrigeert, hoe kleiner het risico op naheffing of rentekosten.

Verlegd of 0%: wat is het verschil?

Beide leiden ertoe dat er geen Nederlandse BTW op je factuur staat, maar de vermelding, de aangifte en de voorwaarden verschillen. Kies dus niet op gevoel, maar op basis van wat je levert en aan wie. Zie ook de gids over de BTW-tarieven.

Stappenplan bij een nieuwe klant in het buitenland

1. Vraag het BTW-id en de bedrijfsnaam van je klant.
2. Controleer het BTW-id in VIES en bewaar het resultaat.
3. Bepaal wat je levert (dienst of goederen) en waar dat wordt belast.
4. Maak de factuur zonder BTW en met de juiste vermelding en beide BTW-id’s.
5. Neem de omzet op in je BTW-aangifte en, bij EU-klanten, in de opgaaf ICP.
6. Bewaar de factuur en het bewijs van de controle zeven jaar, zie facturen bewaren.

En als jij diensten afneemt van een buitenlandse leverancier?

Ook de andere kant kan verlegd zijn. Koop je een dienst van een buitenlands bedrijf dat geen Nederlandse BTW berekent, dan moet je als afnemer in de regel zelf de BTW aangeven in je BTW-aangifte, waarna je die meestal ook kunt aftrekken. Denk aan software-abonnementen of advertenties van een buitenlands bedrijf. Voor leveranciers binnen en buiten de EU gebruik je verschillende rubrieken; raadpleeg de Belastingdienst voor de juiste invulling.

Veelgemaakte fouten

• Vergeten om “btw verlegd” op de factuur te zetten. Zonder de vermelding is de verlegging niet zichtbaar.
• Het BTW-id van de afnemer niet controleren of niet vermelden.
• Je eigen BTW-id vergeten.
• Verleggen bij particuliere klanten. Verlegging geldt bij zakelijke afnemers; voor particulieren gelden andere regels.
• De ICP-opgave vergeten bij diensten aan EU-ondernemers.

Samenvatting

Bij BTW verlegd reken je geen BTW, vermeld je “btw verlegd” plus het BTW-id van je afnemer, en neem je de omzet in de juiste rubrieken van je aangifte op. Controleer altijd wie je afnemer is en of verlegging voor jouw situatie geldt.