Facturen bewaren: hoelang en op welke manier?

Hoelang moet je facturen bewaren?

De hoofdregel is eenvoudig: zeven jaar. Dat geldt voor je uitgaande facturen (de facturen die jij verstuurt), je inkomende facturen (van leveranciers) en de rest van je administratie. Volgens de Belastingdienst geldt voor facturen die betrekking hebben op onroerende zaken en rechten op onroerende zaken een bewaartermijn van tien jaar.

Voor bv’s en andere rechtspersonen geldt volgens het Burgerlijk Wetboek ook een bewaartermijn van zeven jaar voor de administratie. In de praktijk sluit dat aan bij de fiscale bewaarplicht.

Wanneer begint de bewaartermijn?

De termijn begint niet op de factuurdatum, maar op het moment dat gegevens hun actuele waarde verliezen. Zolang gegevens nog “actueel” zijn, horen ze bij je administratie. Denk aan een langlopend contract of een investering die je nog afschrijft: die gegevens blijven relevant. Bewaar in zulke gevallen de bijbehorende facturen minstens tot zeven jaar nadat de gegevens niet meer actueel zijn. Twijfel je? Bewaar liever te lang dan te kort.

Wat moet je bewaren?

Bewaar alles wat nodig is om je aangiften te onderbouwen:

• Uitgaande facturen, en bijbehorende creditnota’s;
• inkomende facturen en bonnetjes van zakelijke kosten;
• bankafschriften en andere betalingsbewijzen;
• offertes, opdrachtbevestigingen en contracten;
• gegevens over je BTW-aangiften en eventuele correcties;
• de gegevens van je BTW-controle van klanten, zoals een VIES-resultaat bij verlegde BTW (zie BTW verlegd).

Bewaar de facturen zoals je ze hebt ontvangen of verstuurd. Een PDF die je per e-mail hebt gekregen, bewaar je als PDF, niet als uitgeprinte kopie of screenshot.

Digitaal bewaren: mag dat?

Ja. Je mag facturen scannen en digitaal bewaren. Volgens de Belastingdienst moet dan wel:

• de digitale kopie een juiste en volledige weergave van het origineel zijn;
• de authenticiteitskenmerken ook worden bewaard;
• de Belastingdienst je programma’s en bestanden kunnen gebruiken bij een controle.

Voldoe je aan die voorwaarden, dan hoef je de originele papieren facturen en bonnen niet te bewaren. Maak dus een goede scan, controleer of alles leesbaar is en gooi papier pas weg als je zeker weet dat de digitale versie klopt en veilig is opgeslagen.

Heb je een elektronische factuur ontvangen, bijvoorbeeld als PDF of in een gestructureerd formaat? Dan moet je die in de oorspronkelijke vorm bewaren.

Zo bewaar je je facturen slim

• Één vaste plek. Kies één opslagplaats en één mappenstructuur, bijvoorbeeld per jaar en per kwartaal.
• Duidelijke bestandsnamen. Bijvoorbeeld 2026-09-19_FAC-2026-0042_Bakkerij-De-Molen.pdf. Zo vind je een factuur in seconden terug via het factuurnummer.
• Meerdere back-ups. Een veelgebruikte vuistregel: drie kopieën, op twee verschillende soorten opslag, waarvan één op een andere locatie.
• Toegang. Zorg dat een boekhouder of de Belastingdienst bij een controle bij je bestanden kan.
• Bescherm je gegevens. Facturen bevatten persoonsgegevens en bedrijfsgegevens van je klanten. Gebruik sterke wachtwoorden en, waar mogelijk, tweestapsverificatie.

Bewaarplicht en privacy (AVG)

Facturen bevatten vaak persoonsgegevens, zoals namen en adressen. Voor die gegevens geldt een spanning tussen twee regels: de AVG zegt dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig, terwijl de fiscale bewaarplicht je juist verplicht ze zeven jaar te bewaren. De wettelijke bewaarplicht gaat voor: die geeft je een grondslag om gegevens te bewaren. Na afloop van de termijn verwijder je de facturen, zodat je geen gegevens bewaart die je niet meer nodig hebt.

Wat als je stopt met je onderneming?

De bewaarplicht blijft ook gelden nadat je bent gestopt met je bedrijf. Bewaar je administratie dus nog minimaal zeven jaar na afloop van het jaar waarin je bent gestopt, of langer als het onroerende zaken betreft. Zorg dat je ook na uitschrijving bij de KVK bij je bestanden kunt.

Wat als je je administratie niet kunt overleggen?

Bij een controle kan de Belastingdienst om je administratie vragen. Kun je die niet overleggen of is ze onvolledig, dan kan dat gevolgen hebben, bijvoorbeeld dat de Belastingdienst zelf een schatting maakt van je omzet en BTW, of dat er een boete volgt. Zorg dus dat je administratie compleet, leesbaar en op tijd beschikbaar is.

Bewaren als zzp’er

Ook als eenmanszaak of zzp’er ben je aan de bewaarplicht gebonden. Je hebt je facturen nodig voor je BTW-aangifte en je inkomstenbelasting, en bij een controle moet je ze kunnen tonen. Meer tips voor starters vind je in de gids factuur maken als zzp’er.

Stappenplan: zo zet je een digitaal archief op

1. Kies één centrale plek, bijvoorbeeld een map in een beveiligde cloudopslag, met een vaste structuur per jaar.
2. Spreek een vaste bestandsnaam af, met datum, factuurnummer en naam van de relatie.
3. Sla elke uitgaande factuur direct na het versturen op, en elke inkomende factuur direct na ontvangst.
4. Scan papieren bonnen en facturen meteen en controleer of alles leesbaar is.
5. Maak automatische back-ups en test af en toe of je een bestand echt kunt terugzetten.
6. Beperk wie erbij kan en gebruik tweestapsverificatie.
7. Ruim één keer per jaar op: bewaar wat nog bewaard moet worden en verwijder wat verlopen is.

Bewaren bij een boekhouder of in een pakket

Werk je met een boekhouder of een online boekhoudpakket, dan staat je administratie mogelijk niet meer bij jezelf. Toch blijf jij verantwoordelijk voor het voldoen aan de bewaarplicht. Zorg dat je toegang houdt tot je gegevens, ook als je van boekhouder of pakket wisselt of als de dienst stopt. Vraag om een export van je facturen en boekingen en bewaar die zelf. Dat geldt ook voor een online factuurdienst: download je facturen als PDF en bewaar ze in je eigen archief.

Wat als je administratie kwijtraakt?

Door brand, diefstal, een defecte schijf of een hack kan je administratie verloren gaan. Probeer de gegevens te reconstrueren: vraag kopieën van facturen aan bij leveranciers en klanten, haal bankafschriften op bij je bank en laat je boekhouder een overzicht maken. Neem bij twijfel contact op met de Belastingdienst en wees open over wat er is gebeurd. Is er sprake van een datalek, bijvoorbeeld door een hack, dan kan er daarnaast een meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens gelden.

Veelgemaakte fouten bij het bewaren

• Facturen alleen in je mailbox laten staan.
• Foto’s van bonnen bewaren die niet goed leesbaar zijn.
• Geen back-up maken.
• Facturen te vroeg weggooien, bijvoorbeeld na drie of vijf jaar.
• Bij het stoppen van je bedrijf je administratie niet meer kunnen terugvinden.
• Geen eigen kopie bewaren van facturen die in een online dienst staan.

Checklist

• Alle uitgaande en inkomende facturen zeven jaar bewaard (tien jaar bij onroerende zaken)
• Digitale kopieën juist, volledig en leesbaar
• Back-ups op meer dan één plek
• Bestanden goed beveiligd en vindbaar via factuurnummer
• Bij stoppen: bewaarplicht blijft gelden
• Na afloop van de bewaartermijn: gegevens verwijderen